Le FFS sono un’azienda comprendente numerose Divisioni con responsabilità proprie in termini di risultato. Le FFS hanno un servizio di acquisti gestito a livello centrale, che agisce coerentemente come rete e persegue una politica degli acquisti comune e unitaria. La responsabilità è dei manager gruppi di merce, che vengono diretti e guidati in modo congiunto.

L’obiettivo della politica degli acquisti comune è:

• sfruttare le sinergie dell’intera azienda a livello di acquisti in modo attivo e coerente;
• raggruppare il fabbisogno interdivisionale;
• incrementare l’efficienza dei processi di acquisto;
• mettere a disposizione dell’intera azienda le informazioni sui mercati di approvvigionamento e sui fornitori.

Il Procurement Board delle FFS, in quanto piattaforma di coordinamento centrale e istanza di gestione specialistica di ordine superiore, è responsabile dell’implementazione della politica degli acquisti e dei principi di approvvigionamento. 

Il Procurement Board garantisce che la legge e l’ordinanza sugli appalti pubblici (LAPub/OAPub) vengano rispettate e che per tutte le relazioni d’affari fra FFS e fornitori vengano applicate le stesse condizioni generali di contratto (CG) e modelli di contratto identici.

Ci sentiamo inoltre vincolati a procedure di acquisto sostenibili e responsabili, con concorrenza a livello di qualità e prestazioni, e adempiamo alla nostra funzione di esempio.

Il Procurement Board FFS non opera nel mercato degli acquisti direttamente come responsabile degli acquisti. I punti di riferimento dei fornitori rimangono i manager fornitori e gruppi di merce preposti nelle Divisioni.

Per le FFS, hanno rilievo la concorrenza e le partnership sul mercato degli acquisti nazionale e internazionale.

I requisiti richiesti ai partner sono elevati. Sul lato fornitori questo presuppone notevoli capacità di innovazione e disponibilità alle prestazioni, sulla base di una politica dei prezzi competitiva. Le FFS accordano fiducia ai propri fornitori e in cambio si aspettano una collaborazione equa. Il rapporto fra prestazioni e controprestazioni, fra opportunità e rischi, deve essere equilibrato.

Nell’ambito degli acquisti strategici, le strategie differenziate dei fornitori raggiungono una nuova dimensione. Sul piano di merci e prestazioni strategiche le FFS sono interessate a relazioni d’affari stabili e a lungo termine; ciò comprende il coinvolgimento precoce dei fornitori e uno scambio di informazioni aperto e intenso, a garanzia di una possibilità di fornitura duratura.

I fornitori possono contare sul fatto che le FFS sono un partner affidabile, sono consapevoli della responsabilità politico-economica legata all’elevato volume complessivo di ordini e ottemperano sempre ai propri obblighi.

Le FFS adempiono al proprio mandato di prestazioni rispettando standard qualitativi elevati in materia di sicurezza, puntualità, comfort e pulizia.

Al tempo stesso devono incrementare la produttività su base continua e conseguire un utile adeguato in modo sostenibile.

Questi requisiti caratterizzano l’atteggiamento di base di Acquisti. In linea di principio vengono presi in considerazione solo fornitori che si sono registrati e qualificati tramite Ariba (accesso gratuito).

Le FFS sono tenute a rispettare le procedure di aggiudicazione previste per gli appalti pubblici (LaPub/OAPub) e, se possibile, acquistare in regime concorrenziale.

I requisiti tecnici vengono definiti in modo oggettivo, senza riferimento ad aziende specifiche. Sono gradite offerte alternative e soluzioni innovative. Criteri importanti di una valutazione oggettiva e completa delle prestazioni di mercato offerte sono:

• offerta più vantaggiosa – concorrenza sulla qualità anziché sui prezzi; 
• rapporto prezzo/prestazione in considerazione dei costi di esercizio e del ciclo di vita;
• qualità, disponibilità e funzioni dei prodotti;
• prestazioni e affidabilità dei fornitori;
• rispetto delle scadenze, assistenza successiva, nonché garanzie e ulteriori condizioni.

La tutela dell’ambiente assume grande importanza alle FFS. Nel corso dell’intero processo di acquisto si attendono pertanto proposte che comportino la rinuncia a, l’eliminazione o la sostituzione di sostanze inquinanti. In questo contesto sono molto apprezzate soluzioni previdenti ed eco-sostenibili a livello di progettazione e smaltimento delle merci, anche per quanto concerne i costi correlati. Particolare attenzione viene inoltre prestata alla riduzione di gas a effetto serra, dannosi per il clima.  

Le FFS chiedono anche ai propri fornitori una gestione aziendale responsabile, nonché il rispetto dei diritti umani e del lavoro. Le basi di partenza sono la sottoscrizione del Codice di condotta FFS e l’obbligo di rispettare le norme OIL. Acquisti richiede inoltre il rispetto delle direttive etiche sancite in Social Accountability 8000. I fornitori dimostrano il miglioramento delle condizioni di lavoro in settori particolarmente a rischio tramite appositi certificati, in occasione di valutazioni/audit (ad es. ecovadis, amfori) e con piani di crescita.

L’introduzione di processi e tool digitali per l’attuazione di obiettivi aziendali strategici è prioritaria alle FFS. Per un incremento bilaterale dell’efficienza le FFS promuovono l’impiego mirato di tecnologie di informazione e comunicazione, nonché una maggiore interconnessione con i propri fornitori.  

L’unità Acquisti del Gruppo è responsabile dei gruppi merci essenziali per tutto il Gruppo. I diversi uffici competenti per gli acquisti e la logistica all’interno delle singole Divisioni sono raggruppati in un’organizzazione di acquisto.

Gli acquisti strategici e operativi devono essere strutturati come processo standardizzato, continuo e per quanto possibile automatizzato (ad es. fatturazione automatica).

Il fabbisogno di prestazioni o merci viene raggruppato dai team cross-funzionali dei gruppi merci. Il raggruppamento del fabbisogno per l’intero Gruppo fa delle FFS un partner commerciale interessante nel mercato degli acquisti.

Per gli acquisti ricorrenti sono auspicabili contratti quadro.

Tutte le organizzazioni di acquisto delle singole Divisioni operano con la stessa struttura di gruppi merci. Il concetto dei gruppi merci viene definito dal Procurement Board FFS. Fabbisogni simili per ogni gruppo merci vengono raggruppati per tutto il Gruppo. Per i fornitori critici per l’azienda viene inoltre designato nell’ambito del Procurement Board un manager fornitori, che garantisca alle FFS una visione d’insieme sui volumi di fornitura e sulla prestazione del singolo fornitore.

Di solito il manager gruppi di merce proviene dalla Divisione con il maggior volume di acquisti nel rispettivo gruppo merci. 

Per poter far fronte ai propri compiti e alla propria responsabilità, Acquisti deve essere coinvolto tempestivamente nel processo di acquisto. I contatti commerciali con i fornitori (presenti e futuri) sono sostanzialmente di competenza di Acquisti, che se ne occupa in via esclusiva.

Ciascun processo di acquisto comprende una parte tecnica, una commerciale e una giuridica. La responsabilità per le specifiche (tecniche) è dell’organizzazione gerarchica. La parte commerciale compete all’organizzazione di acquisto, mentre il servizio giuridico è preposto alla parte giuridica. Finanze è responsabile delle attività di investimento e delle valutazioni di redditività, nonché delle corrispondenti richieste di investimento.

Per quanto concerne i contatti con i fornitori da parte di collaboratori che non operano nell’ambito degli acquisti o della logistica, valgono i principi seguenti:

• orientamento del responsabile degli acquisti competente prima della presa di contatto;
• nessuna promessa su prezzi, costi, condizioni e contratti;
• specifiche e requisiti di qualità devono essere formulati in modo che non entri in gioco un unico fornitore;
• se il responsabile degli acquisti competente non era presente al momento di una trattativa con un fornitore, deve essere informato immediatamente. Le decisioni devono essere documentate per iscritto.

Occorre utilizzare i sistemi disponibili, SAP Ariba e SAP MM.

Gli articoli dei gruppi merci per l’intero Gruppo «beni di consumo e servizi» (elaborati da Acquisti del Gruppo) e «articoli IT» (Elaborati da Acquisti ICT) devono essere interamente (anche in caso di importi minimi) acquistati tramite SAP MM. 

Le prestazioni e gli articoli di tutti i restanti gruppi merci a partire da un importo di CHF 1000.– (Immobili e Cargo: CHF 5000.–) devono essere necessariamente ordinati tramite SAP MM o un altro sistema autorizzato dal Procurement Board. 

L’utilizzo dei sistemi esistenti crea il presupposto per il raggruppamento del fabbisogno e la valutazione dei fornitori, favorisce una vista d’insieme di condizioni e quantità, garantisce processi di acquisto efficaci e funge da attestazione delle prestazioni di Acquisti (4x4 scorecard).

Per gli acquisti occorre applicare le condizioni generali di contratto (CG) e i modelli di contratto delle FFS; eventuali scostamenti dai contratti standard devono essere motivati per iscritto, confermati dal responsabile degli acquisti competente e approvati dal servizio giuridico.

In linea di principio viene applicato il diritto svizzero.

Le forniture di merci critiche e le scadenze importanti devono essere opportunamente assicurate sul piano giuridico (pene convenzionali).

Per merci con un rischio di approvvigionamento elevato occorre sfruttare fonti alternative o prevedere un’opportuna tenuta del magazzino.

Acquisti fornisce un contributo fondamentale al risultato dell’azienda. Per questo i requisiti in termini di qualità delle sue prestazioni sono elevati.

Acquisti definisce i requisiti per i propri collaboratori e li verifica periodicamente. I collaboratori vengono abilitati all’adempimento delle proprie mansioni mediante uno sviluppo del personale sistematico e mirato. Se necessario, i collaboratori con determinate qualifiche vengono cercati anche all’esterno.

I collaboratori che operano nell’ambito di Acquisti sono consapevoli della propria importanza per l’immagine delle FFS e il loro comportamento nei confronti dei fornitori è impeccabile. 

Acquisti fornisce regolarmente indicazioni alla Direzione del Gruppo e alle direzioni delle Divisioni in merito a:

• eventi particolari nel mercato degli acquisti, trend, tendenze, roadmap;
• eventi particolari con i fornitori;
• indicatori relativi agli acquisti;
• «Maverick Buying» (numero di situazioni operative verificatesi al di fuori del processo, senza utilizzo dei sistemi previsti o senza o con coinvolgimento eccessivamente ritardato di Acquisti).

Il «Maverick Buying» viene controllato e anche sanzionato attivamente.

Acquisti viene informato periodicamente dalle direzioni delle Divisioni in merito a valutazione della situazione, intenzioni, sviluppi futuri e aspettative in materia di acquisti.

Il Procurement Board FFS redige ogni tre mesi un report da presentare alla Direzione del Gruppo FFS, con informazioni sullo stato delle prestazioni di Acquisti e sull’apporto di valore fornito.