Sia la qualità che il metodo di trasmissione determinano il tempo di passaggio della fattura attraverso i nostri processi interni di elaborazione. 

Al fine di ottimizzare questo aspetto e consentire il pagamento dell’importo della fattura come concordato, è necessario rispettare il formato della fattura FFS. Vi preghiamo di inviarci la fattura in formato digitale come PDF e di non inviare fatture cartacee.

Trasmissione fattura tramite PDF:

• Inviate la fattura direttamente a: Rechnung@sbb.ch Il link si apre in una nuova finestra.
• Non saranno elaborate le fatture in cui l’indirizzo sopraindicato compare nel campo «cc» o «ccn».
• Assicuratevi che l’indirizzo del mittente possa ricevere risposte dal nostro processo di elaborazione e che non invii risposte automatiche alla ricezione dei messaggi.
• Il vostro messaggio non deve essere crittografato.
• A ogni e-mail può essere allegata una sola fattura. Si può anche allegare una polizza di versamento separata senza ulteriori informazioni, ma questo ritarda il processo di elaborazione.
• La fattura allegata deve essere stata creata digitalmente. Foto, TIF, JPEG ecc. convertiti in PDF causano problemi nel riconoscimento del testo e possono quindi essere rifiutati come errati nel processo di elaborazione.
• I testi aggiuntivi nell’e-mail non saranno elaborati e non fanno parte della fattura.
• Il nome del file PDF non deve contenere caratteri speciali (|“<>?*/ :\).
• La fattura deve soddisfare i requisiti di contenuto delle FFS per le fatture.

Trasmissione fattura tramite lettera:

• Per l’invio della fattura siete pregati di utilizzare i seguenti indirizzi postali (che si trovano anche sull’ordine): 

• Evitare l’uso di graffette, punti metallici ecc.
• Non allegare alla fattura altri fogli informativi, opuscoli, pubblicità.
• Ulteriori informazioni scritte relative alla fattura o la trasmissione di un elenco aggiuntivo di partite aperte non saranno elaborati.

Il rispetto dei seguenti requisiti è fondamentale per l’ulteriore elaborazione nel nostro processo di fatturazione. In caso di deviazioni rispetto ai requisiti, ci riserviamo il diritto di rifiutare / restituire la fattura.

Dalla prima pagina si devono poter ottenere le seguenti informazioni:

• Nome e indirizzo completo del destinatario della fattura
• Nome e indirizzo completo del fornitore (incl. e-mail)
• Informazioni di contatto dell’ordinante / committente (compreso l’indirizzo e-mail FFS nel formato XXX.XXXX@sbb.ch), il solo nome non è sufficiente
• Numero d’ordine FFS / riferimento identico a quello indicato sull'ordine se la fattura si riferisce a un ordine.
• Luogo e data di emissione della fattura
• Numero della fattura univoco come elemento di assegnazione della ricezione del pagamento
• Designazione esatta della consegna e/o della prestazione
• Data della consegna e/o della prestazione
• Importo della fattura e valuta
• Termine di pagamento (come da CO, 30 giorni netto)
• Dati per il pagamento con l’indicazione dell’intestatario del conto (IBAN)
• Importo IVA incl. numero IVA e aliquota IVA
• Informazioni aggiuntive sulla contabilizzazione, se fornite dal committente.

La fattura deve soddisfare anche i seguenti requisiti:

• Per le fatture con un riferimento a un ordine d’acquisto, il fornitore deve corrispondere necessariamente al destinatario dell’ordine. Non sarà elaborata la fattura ricevuta da un fornitore / creditore diverso. 
• Evitare colori e loghi di sfondo, filigrane ecc.
• Le informazioni obbligatorie devono essere chiaramente identificabili. Evitare i caratteri ornamentali, la stampa colorata, gli sfondi colorati (ad es. evidenziatore) e le aggiunte scritte a mano.
• Sulla fattura devono essere presenti le informazioni fiscali richieste, secondo la Legge sull’IVA (LIVA) nella sua versione più recente.
• La fattura deve contenere, se disponibile, il numero della bolla di consegna e il luogo di consegna o della prestazione. 
• Una fattura deve fare riferimento a un solo ordine (non sono ammesse fatture cumulative per più ordini).

Se entro la data prevista non è stata registrata alcuna ricezione del pagamento, ciò può essere dovuto a varie ragioni.

Prima di informarci per iscritto di un ritardo nel pagamento, potete controllare l’attuale stato di elaborazione della fattura su sbb.ch/stato_fattura. Nella maggior parte dei casi, l’interrogazione evita la necessità di ulteriore corrispondenza relativa al pagamento. Si prega inoltre di verificare se il termine di pagamento previsto dal contratto è già scaduto. La data di ricezione della fattura è determinante per il calcolo del termine di pagamento.

I solleciti / solleciti di pagamento vengono elaborati automaticamente. In tal modo si determina lo stato della fattura relativa al sollecito e si adottano le misure corrispondenti. Se non c’è alcuna fattura o se la fattura è già nella procedura di pagamento, sarete informati direttamente per e-mail.

Al fine di ottimizzare il processo di elaborazione e poter avviare misure adeguate, è necessario rispettare diversi requisiti relativi al formato del sollecito. Vi preghiamo di inviarci il sollecito in formato digitale come PDF e di non inviare documenti cartacei.

• Prima di creare un sollecito, controllate se abbiamo già ricevuto la fattura (QUI)
• Inviate il sollecito direttamente a: Mahnung@sbb.chIl link si apre in una nuova finestra.
• Non saranno elaborati i solleciti in cui l’indirizzo sopraindicato compare nel campo «cc» o «ccn».
• Assicuratevi che l’indirizzo del mittente possa ricevere risposte dal nostro processo di elaborazione e che non invii risposte automatiche alla ricezione dei messaggi.
• L’e-mail non deve essere crittografata.
• A ogni e-mail può essere allegato un solo documento di sollecito. 
• Il sollecito allegato è stato creato digitalmente. Foto, TIF, JPEG ecc. convertiti in PDF causano problemi nel riconoscimento del testo e possono quindi essere rifiutati come errati nel processo di elaborazione.
• I testi aggiuntivi nell’e-mail non saranno elaborati e non fanno parte del sollecito.
• Non allegate la fattura al sollecito, altrimenti sarà di nuovo elaborata come nuovo ingresso fattura.
• Il nome del file PDF non deve contenere caratteri speciali (|“<>?*/ :\).

Per l’invio del sollecito siete pregati di utilizzare il seguente indirizzo postale o l’indirizzo di fatturazione corrispondente (che si trova anche sull’ordine): 

• Evitare l’uso di graffette, punti metallici ecc.
• Non allegare al sollecito altri fogli informativi, opuscoli, pubblicità.

Il rispetto dei seguenti requisiti è fondamentale per l’ulteriore passaggio nel nostro processo di elaborazione. 

Dalla prima pagina si devono poter ottenere le seguenti informazioni:

• Livelli di sollecito per tutte le posizioni nell’oggetto (ad es.: 1° sollecito)
• Indirizzo completo del fornitore
• Informazioni di contatto (e-mail) del fornitore per domande relative al sollecito

Il sollecito deve soddisfare anche i seguenti requisiti:

• Numero della fattura (identico a quello della fattura) per ogni fattura oggetto del sollecito
• Importo della fattura in sospeso (identico a quello della fattura) per ogni fattura oggetto del sollecito
• Evitare colori e loghi di sfondo, filigrane ecc.
• Le informazioni obbligatorie devono essere chiaramente identificabili. Evitare i caratteri ornamentali, la stampa colorata, gli sfondi colorati (ad es. evidenziatore) e le aggiunte scritte a mano.