Per garantire la corretta elaborazione delle fatture e il rispetto dei termini di pagamento concordati, è necessario rispettare rigorosamente i requisiti formali e di contenuto specificati per le fatture e i solleciti.
Le fatture e i solleciti non conformi verranno rispediti all'indirizzo e-mail del mittente per essere corretti con una motivazione, il che comporterà un rinvio un rivio del termine di pagamento. Il termine di pagamento viene calcolato a partire dalla data di ricezione della fattura. Tutti i requisiti successivi relativi al formato e al contenuto sono elencati visivamente nel modello per la fattura e per il sollecito.
Per garantire un’elaborazione efficiente, si prega di inviare le fatture e i solleciti in formato digitale, come file PDF. Le fatture e i solleciti non devono essere inviati in forma cartacea.
I motivi per cui il pagamento non è stato ricevuto entro la data prevista possono essere diversi. Si consiglia di verificare lo stato attuale di elaborazione della fattura su stato fattura prima di inviare una notifica scritta di un eventuale ritardo di pagamento.
Nella maggior parte dei casi, la consultazione di stato fattura può rendere superflua un’ulteriore corrispondenza relativa al pagamento. Inoltre, è necessario verificare se il termine di pagamento previsto dal contratto è già stato raggiunto. La data di ricezione della fattura è determinante per il calcolo del termine di pagamento. I solleciti ricevuti prima della scadenza della fattura non verranno elaborati.
I solleciti vengono elaborati automaticamente. Se la fattura non è disponibile, è in fase di pagamento o è stata annullata, verrà inviato un messaggio all’indirizzo e-mail del mittente.
L’indirizzo e-mail del mittente utilizzato deve essere in grado di ricevere risposte dal processo di elaborazione (l’invio di indirizzi e-mail come «noreply» non è consentito) e non deve inviare risposte automatiche al ricevimento dei messaggi.
L’e-mail e la fattura PDF allegata non devono essere né criptate né firmate.
Deve essere allegata una fattura per e-mail in formato PDF, senza caratteri speciali nel nome del file (|"<>?*/ :\). Altri documenti devono essere inviati insieme alla fattura nello stesso PDF.
La fattura allegata deve essere stata creata in formato digitale. Foto, TIF, JPEG ecc. convertiti in PDF saranno rifiutati per la correzione.
I testi aggiuntivi contenuti nell’e-mail non vengono elaborati e non fanno parte della fattura.
Non è consentito l’uso di graffette, punti metallici o simili.
Non devono essere utilizzati ulteriori fogli informativi, opuscoli o materiale pubblicitario.
Le informazioni aggiuntive scritte alla fattura non verranno elaborate.
La prima pagina della fattura deve contenere almeno le seguenti informazioni, in base all’articolo 26 della legge sull’imposta sul valore aggiunto (LIVA):
Nome, indirizzo completo e indirizzo e-mail del fornitore della prestazione, come appare nelle transazioni commerciali.
Numero di fattura univoco come elemento di assegnazione per i pagamenti in entrata.
Luogo e data di emissione della fattura.
Numero d’ordine FFS (10 cifre) - come indicato sull'ordine, se la fattura si riferisce a un ordine. Se non esiste un ordine di acquisto, indicare l'indirizzo e-mail della persona che ha effettuato l’ordine presso le FFS.
Tipo, oggetto ed entità della prestazione e/o della fornitura. Se disponibile, la fattura contiene il numero della bolla di consegna e il luogo di consegna o di esecuzione.
Data o periodo della prestazione e/o della fornitura.
Importo della fattura e valuta.
Importo dell’IVA, compreso il numero di partita IVA e l’aliquota IVA. La fattura deve contenere le informazioni fiscali richieste ai sensi della versione attuale della legge sull’imposta sul valore aggiunto (LIVA).
Condizioni di pagamento.
Coordinate bancarie con indicazione del titolare del conto (polizza di pagamento QR o dati di pagamento alternativi).
Nessun carattere speciale o spazio nei dati rilevanti per la fattura, ad es. numero d'ordine, indirizzo e-mail.
Dimensione minima dei caratteri 9.
Informazioni aggiuntive sull'assegnazione del conto, se sono state fornite dal cliente.
Per le fatture relative a un ordine, il fornitore della prestazione deve corrispondere al destinatario dell'ordine. Le fatture di un fornitore o di un creditore diverso non verranno elaborate.
È necessario evitare colori di sfondo, loghi di sfondo, filigrane, ecc.
Le informazioni obbligatorie devono essere chiaramente riconoscibili. Si devono evitare scritte decorative, stampe colorate, sfondi colorati (ad es. evidenziatori) e aggiunte a mano.
Una fattura si riferisce a un solo ordine specifico (niente fatture cumulative per più ordini).
Eventuali allegati devono essere inseriti dopo la fattura e la polizza di versamento QR.
I solleciti contenenti l’indirizzo e-mail mahnung@sbb.ch in «cc» o «ccn» non saranno elaborati.
L'indirizzo e-mail del mittente utilizzato deve essere in grado di ricevere risposte dal processo di elaborazione (l'invio di indirizzi e-mail come «noreply» non è consentito) e non deve inviare risposte automatiche al ricevimento dei messaggi.
L’e-mail e la fattura PDF allegata non devono essere né criptate né firmate.
Per ogni e-mail deve essere allegato un sollecito in formato PDF, senza caratteri speciali nel nome del file (|"<>?*/ :\). Una copia della fattura deve essere inviata insieme al sollecito nello stesso PDF.
Il sollecito allegato deve essere stato creato digitalmente. Foto, TIF, JPEG ecc. convertiti in PDF saranno rifiutati per la correzione.
I testi aggiuntivi nell'e-mail non vengono elaborati e non fanno parte dei solleciti.
Non utilizzare graffette, punti metallici o simili.
Non utilizzare ulteriori fogli informativi, opuscoli o materiale pubblicitario.
Ulteriori informazioni scritte sul sollecito non verranno elaborate.
La prima pagina del sollecito deve contenere almeno le seguenti informazioni:
Nome e indirizzo completo del destinatario della fattura come appare nelle transazioni commerciali, identico alla fattura originale. Agli indirizzi di fatturazione FFS
Nome, indirizzo completo e indirizzo e-mail del fornitore della prestazione, come appare nelle transazioni commerciali.
Luogo e data di emissione del sollecito.
Livello di sollecito per tutte le voci (ad es. 1° sollecito).
Numero di fattura univoco, identico a quello della fattura originale.
Data di emissione della fattura.
Numero d’ordine FFS (10 cifre) - come indicato sull’ordine, se la fattura si riferisce a un ordine. Se non c’è un ordine, inserire l’indirizzo e-mail FFS della persona che ha effettuato l’ordine.
Per ogni fattura importo e valuta della fattura aperta, identici a quelli della fattura originale.
Una copia della fattura deve essere allegata al sollecito.
Nessun carattere speciale o spazio nei dati rilevanti per la fattura, ad es. numero d'ordine, indirizzo e-mail.
Dimensione minima dei caratteri 9.
Evitare colori di sfondo, loghi di sfondo, filigrane, ecc.
Le informazioni obbligatorie devono essere chiaramente riconoscibili. Si devono evitare scritte decorative, stampe colorate, sfondi colorati (ad es. evidenziatori) e aggiunte a mano.
Eventuali allegati devono essere inseriti dopo il sollecito e la copia della fattura.
