Per poter effettuare il pagamento nei tempi stabiliti, è strettamente necessario rispettare i requisiti formali e di contenuto di fatture e solleciti.
Sia la qualità che il metodo di trasmissione (lettera o PDF) determinano le tempistiche di trattamento della fattura / del sollecito. Vi preghiamo di trasmetterci la fattura in formato digitale (PDF) e di non inviare fatture cartacee.
Requisiti di una fattura.
Sia la qualità che il metodo di trasmissione determinano il tempo di passaggio della fattura attraverso i nostri processi interni di elaborazione.
Al fine di ottimizzare questo aspetto e consentire il pagamento dell’importo della fattura come concordato, è necessario rispettare il formato della fattura FFS. Vi preghiamo di inviarci la fattura in formato digitale come PDF e di non inviare fatture cartacee.
Utilizzate gli appositi indirizzi di fatturazione per tutte le trasmissioni:
Assicuratevi che l’indirizzo del mittente possa ricevere risposte dal nostro processo di elaborazione e che non invii risposte automatiche alla ricezione dei messaggi.
La vostra e-mail non deve essere crittografata.
A ciascuna e-mail può essere allegata una sola fattura in formato PDF. In aggiunta, è possibile allegare un bollettino di versamento separato in formato PDF (senza ulteriori informazioni). Le FFS non accettano la consegna di fatture tramite download o link.
La fattura allegata deve essere stata creata digitalmente. Foto, TIF, JPEG ecc. convertiti in PDF causano problemi nel riconoscimento del testo e possono quindi essere rifiutati come errati nel processo di elaborazione.
I testi aggiuntivi nell’e-mail non saranno elaborati e non fanno parte della fattura.
Il nome del file PDF non deve contenere caratteri speciali (|“<>?*/ :\).
La fattura soddisfa i relativi requisiti delle FFS (vedere la sezione «Requisiti a livello di contenuti»).
Trasmissione fattura tramite lettera:
Evitare l’uso di graffette, punti metallici ecc.
Non allegare alla fattura altri fogli informativi, opuscoli, pubblicità.
Non verranno elaborate informazioni supplementari in forma scritta relative alla fattura né la trasmissione di elenchi aggiuntivi di fatture aperte.
Il rispetto dei seguenti requisiti è fondamentale per l’ulteriore elaborazione nel nostro processo di fatturazione. In caso di deviazioni rispetto ai requisiti, ci riserviamo il diritto di rifiutare / restituire la fattura.
Dalla prima pagina si devono poter ottenere le seguenti informazioni:
Nome e indirizzo completo del destinatario della fattura.
Nome e indirizzo completo del fornitore (incl. e-mail).
Numero d’ordine FFS (a 10 cifre): riferimento identico a quello indicato sull’ordine se la fattura si riferisce a un ordine. Se non sono presenti ordini, inserite l’indirizzo e-mail FFS dell’ordinante / committente.
Luogo e data di emissione della fattura.
Numero della fattura univoco come elemento di assegnazione della ricezione del pagamento.
Designazione esatta della consegna e/o della prestazione.
Data della consegna e/o della prestazione.
Importo della fattura e valuta.
Termine di pagamento (come da CO, 30 giorni netto).
Dati per il pagamento con l’indicazione dell’intestatario del conto (IBAN).
Importo IVA incl. numero IVA e aliquota IVA.
Informazioni aggiuntive sulla contabilizzazione, se fornite dal committente.
La fattura deve soddisfare anche i seguenti requisiti:
Per le fatture con un riferimento a un ordine d’acquisto, il fornitore deve corrispondere necessariamente al destinatario dell’ordine. Non sarà elaborata la fattura ricevuta da un fornitore / creditore diverso.
Evitare colori e loghi di sfondo, filigrane ecc.
Le informazioni obbligatorie devono essere chiaramente identificabili. Evitare i caratteri ornamentali, la stampa colorata, gli sfondi colorati (ad es. evidenziatore) e le aggiunte scritte a mano.
Sulla fattura devono essere presenti le informazioni fiscali richieste, secondo la Legge sull’IVA (LIVA) nella sua versione più recente.
La fattura deve contenere, se disponibile, il numero della bolla di consegna e il luogo di consegna o della prestazione.
Una fattura deve fare riferimento a un solo ordine (non sono ammesse fatture cumulative per più ordini).
Prima di informarci per iscritto di un ritardo nel pagamento, potete controllare l’attuale stato di elaborazione della fattura su sbb.ch/stato_fattura. Nella maggior parte dei casi, l’interrogazione evita la necessità di ulteriore corrispondenza relativa al pagamento. Si prega inoltre di verificare se il termine di pagamento previsto dal contratto è già scaduto. La data di ricezione della fattura è determinante per il calcolo del termine di pagamento.
I solleciti / solleciti di pagamento vengono elaborati automaticamente. I solleciti con fatture non scadute non verranno elaborati. Se non c'è nessuna fattura, è già in fase di pagamento o se è stata cancellata, sarete informati direttamente via e-mail.
Al fine di ottimizzare il processo di elaborazione e poter avviare misure adeguate, è necessario rispettare diversi requisiti relativi al formato del sollecito. Se i requisiti non fossero rispettati, ci riserviamo di respingere / rispedire al mittente il sollecito. Vi preghiamo di inviarci il sollecito in formato digitale come PDF e di non inviare documenti cartacei.
Non saranno elaborati i solleciti in cui l’indirizzo sopraindicato compare nel campo «cc» o «ccn».
Assicuratevi che l’indirizzo del mittente possa ricevere risposte dal nostro processo di elaborazione e che non invii risposte automatiche alla ricezione dei messaggi.
La vostra e-mail non deve essere crittografata.
A ciascuna e-mail può essere allegato un solo sollecito in formato PDF.
Non verranno elaborate informazioni supplementari (in forma scritta) relative al sollecito.
Il sollecito soddisfa i relativi requisiti delle FFS (vedere la sezione «Requisiti a livello di contenuti»).
Il sollecito allegato è stato creato digitalmente. Foto, TIF, JPEG ecc. convertiti in PDF causano problemi nel riconoscimento del testo e possono quindi essere rifiutati come errati nel processo di elaborazione.
I testi aggiuntivi nell’e-mail non saranno elaborati e non fanno parte del sollecito.
Non allegate la fattura al sollecito, altrimenti sarà di nuovo elaborata come nuovo ingresso fattura.
Il nome del file PDF non deve contenere caratteri speciali (|“<>?*/ :\).
Per qualsiasi trasmissione di fatture e solleciti, utilizzate l’apposito indirizzo di fatturazione:
Evitare l’uso di graffette, punti metallici ecc.
Non allegare al sollecito altri fogli informativi, opuscoli, pubblicità.
L’osservanza dei criteri seguenti è determinante per le successive fasi del processo di elaborazione.
Dalla prima pagina si devono poter ottenere le seguenti informazioni:
Livelli di sollecito per tutte le posizioni nell’oggetto (ad es.: 1° sollecito).
Indirizzo completo del fornitore.
Informazioni di contatto (e-mail) del fornitore per domande relative al sollecito.
Il sollecito deve soddisfare anche i seguenti requisiti:
Numero della fattura (identico a quello della fattura) per ogni fattura oggetto del sollecito.
Importo della fattura in sospeso (identico a quello della fattura) per ogni fattura oggetto del sollecito.
Evitare colori e loghi di sfondo, filigrane ecc.
Le informazioni obbligatorie devono essere chiaramente identificabili. Evitare i caratteri ornamentali, la stampa colorata, gli sfondi colorati (ad es. evidenziatore) e le aggiunte scritte a mano.
