Die SBB sind ein Unternehmen mit mehreren Divisionen mit eigener Ergebnisverantwortung. Es gibt in der SBB eine zentral geführte Beschaffung, die konsequent als Netzwerk agiert uns eine gemeinsame und einheitliche Einkaufspolitik verfolgt. Die Verantwortung liegt bei den Warengruppen-Managern, die gemeinsam geführt und ausgesteuert werden.

Das Ziel der gemeinsamen Einkaufspolitik ist es:

• Synergien der Gesamtunternehmung im Einkauf aktiv und konsequent zu nutzen
• den Bedarf divisionsübergreifend zu bündeln
• die Effizienz der Beschaffungsprozesse zu steigern
• Informationen über Beschaffungsmärkte und Lieferanten unternehmensweit zur Verfügung zu stellen.

Das Procurement-Board SBB ist als zentrale Koordinationsplattform und oberste fachliche Führungsinstanz für die Umsetzung der Einkaufspolitik und Beschaffungsgrundsätze verantwortlich. 

Das Procurement-Board stellt sicher, dass das Gesetz und die Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB/ VöB) eingehalten werden und für sämtliche Geschäftsbeziehungen zwischen SBB und Lieferanten identische Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) und Vertragsvorlagen zur Anwendung kommen.

Ebenso fühlen wir uns der nachhaltigen und verantwortungsvollen Beschaffung mit Qualitäts- und Leistungswettbewerb verpflichtet und kommen unserer Vorbildfunktion nach.

Das Procurement-Board SBB tritt am Beschaffungsmarkt nicht direkt als Einkäufer auf. Anlaufstelle für die Lieferanten bleiben die verantwortlichen Lieferanten– und Warengruppen-Manager in den Divisionen.

Die SBB achtet auf Wettbewerb und Partnerschaft im nationalen und internationalen Beschaffungsmarkt.

Die Anforderungen an die Partner im Beschaffungsmarkt sind hoch. Dies setzt auf Seite der Lieferanten eine hohe Innovationsfähigkeit und Leistungsbereitschaft auf Basis einer wettbewerbsfähigen Preisgestaltung voraus. Die SBB setzen Vertrauen in ihre Lieferanten und erwarten im Gegenzug eine faire Zusammenarbeit. Leistungen, Gegenleistungen sowie Chancen und Risiken sollen in einem ausgewogenen Verhältnis zueinanderstehen.

Im Rahmen des strategischen Einkaufs erhalten differenzierte Lieferantenstrategien eine neue Dimension. Bei strategischen Waren und Leistungen sind die SBB an langfristig stabilen Geschäftsbeziehungen interessiert, dies beinhaltet die frühe Einbindung von Lieferanten so- wie einen offenen und intensiven Informationsaustausch zur Sicherung einer langfristigen Lieferbarkeit.

Lieferanten können darauf zählen, dass die SBB ein verlässlicher Partner darstellen, sich aufgrund des hohen Gesamtauftragsvolumens ihrer volkswirtschaftlichen Verantwortung bewusst ist und ihren Verpflichtungen jederzeit nachkommt.

Die SBB erfüllen ihren Leistungsauftrag, indem sie hohe Qualitätsstandards bezüglich Sicherheit, Pünktlichkeit, Komfort und Sauberkeit einhält.

Gleichzeitig müssen sie die Produktivität kontinuierlich steigern und nachhaltig einen angemessenen Gewinn erzielen.

Diese Vorgaben prägen die Grundhaltung des Einkaufs. Es werden prinzipiell nur Lieferanten berücksichtigt, die sich über Ariba (kostenfreier Zugang) registriert und qualifiziert haben.

Die SBB sind verpflichtet, die vorgegebenen Vergabeverfahren des öffentlichen Beschaffungswesens (BöB/ VöB) einzuhalten und, wo immer möglich, im Wettbewerb einzukaufen.

Die Spezifizierung technischer Anforderungen erfolgt firmenneutral. Alternativangebote und innovative Lösungen sind erwünscht. Wichtige Kriterien einer objektiven und umfassenden Beurteilung der angeboten Marktleistungen sind:

• Vorteilhaftestes Angebot: Qualitätswettbewerb statt Preiswettbewerb 
• Preis-Leistungs-Verhältnis unter Berücksichtigung der Betriebs- bzw. Lebensdauerkosten,
• Qualität, Verfügbarkeit und Funktionalität der Produkte,
• Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Lieferanten,
• Termintreue, Nachbetreuung sowie Gewährleistungen und weitere Konditionen.

Der Umweltschutz nimmt in den SBB einen hohen Stellenwert ein. Daher werden entlang des ganzen Beschaffungsprozesses Vorschläge erwartet, die zum Verzicht, zum Abbau oder zur Substitution umweltbelastender Stoffe führen. In diesem Zusammenhang wird Wert auf vorausschauende und umweltverträgliche Lösungen bei Warendesign und Warenentsorgung gelegt, dies auch im Hinblick auf die damit anfallenden Kosten. Ein besonderes Augenmerk wird zudem auf die Reduktion von klimaschädlichen Treibhausgasen gelegt.  

Die SBB fordern eine verantwortungsvolle Unternehmensführung sowie die Einhaltung der Arbeits- und Menschenrechte auch von ihren Lieferanten. Die Unterzeichnung des Code of Conducts und die Verpflichtung zur Einhaltung der ILO Normen legen den Grundstein dafür. Darüber hinaus fordert der Einkauf die Einhaltung ethischer Richtlinien gemäss Social Accountability 8000. Die Lieferanten belegen durch Zertifikate, in Assessments/ Audits (z.B. ecovadis, amfori) und Verbesserungsplänen die Weiterentwicklung der Arbeitsbedingungen in risikoreichen Branchen.

Die Einführung digitaler Prozesse und Tools zur Umsetzung strategischer Geschäftsziele hat bei den SBB hohe Priorität. Zur beidseitigen Effizienzsteigerung fordern die SBB den gezielten Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologie sowie eine stärkere Vernetzung mit ihren Lieferanten.  

Der Konzerneinkauf verantwortet die wesentlichen konzernübergreifenden Warengruppen. Die verschiedenen Einkaufs- und Logistikstellen innerhalb der einzelnen Divisionen sind in einer Einkaufsorganisation zusammengefasst.

Die strategische und operative Beschaffung ist als standardisierter, durchgängiger und soweit möglich automatisierter Prozess auszugestalten (z. B. automatisierte Rechnungsstellung).

Der Bedarf für Leistungen bzw. Waren wird durch die cross-funktionalen Warengruppen-Teams gebündelt. Die konzernweite Bedarfsbündelung machen die SBB zu einem attraktiven Geschäftspartner auf dem Beschaffungsmarkt.

Für wiederkehrende Beschaffungen sind Rahmenverträge anzustreben.

Die Einkaufsorganisationen der einzelnen Divisionen arbeiten alle mit der gleichen Warengruppenstruktur. Das Warengruppenkonzept wird durch das Procurement-Board SBB definiert. Ähnlich gelagerte Bedarfsfälle pro Warengruppe werden konzernweit gebündelt. Für die unternehmenskritischen Lieferanten der SBB wird zudem im Procurement-Board ein Lieferantenmanager bestimmt, welcher eine Gesamtschau über die Liefervolumen und Leistung des Lieferanten an die SBB sicherstellt.

In der Regel kommt der Warengruppenmanager aus der Division mit dem grössten Beschaffungsvolumen in der jeweiligen Warengruppe. 

Der Einkauf muss, um seine Aufgaben und Verantwortung wahrnehmen zu können, frühzeitig in den Beschaffungsprozess mit einbezogen werden. Kommerzieller Kontakte mit Lieferanten (gegenwärtigen und zukünftigen) werden grundsätzlich nur durch den Einkauf verantwortet und durchgeführt.

Jeder Beschaffungsprozess beinhaltet einen technischen, kommerziellen und juristischen Teil. Die Verantwortung für die (technischen) Spezifikationen trägt die Linie. Für den kommerziellen Teil liegt die Verantwortung bei der Einkaufsorganisation. Für den juristischen Teil ist der Rechtsdienst verantwortlich. Finanzen verantwortet Investitionsgeschäfte und Wirtschaftlichkeitsrechnungen sowie die entsprechenden Investitionsanträge.

Bei Kontakten mit Lieferanten von nicht im Einkauf oder Logistik tätigen Mitarbeitenden sind folgende Grundsätze zu beachten:

• Orientierung des zuständigen Einkäufers vor Kontaktaufnahme.
• Keine Zusagen zu Preisen, Kosten, Konditionen und Verträgen.
• Spezifikationen und Qualitätsanforderungen sind nur so zu formulieren, dass dadurch nicht nur ein Lieferant zum Zuge kommen kann.
• Falls der zuständige Einkäufer bei einer Verhandlung mit einem Lieferanten nicht anwesend war, ist er unverzüglich zu informieren. Beschlüsse sind schriftlich zu dokumentieren.

Die vorhandenen Systeme SAP Ariba und SAP MM sind zu nutzen.

Die Artikel der konzernweiten Warengruppen «Verbrauchsgüter und Dienstleistungen» (werden vom Konzerneinkauf bearbeitet) und «Informatikartikel» (werden vom ICT-Einkauf bearbeitet) sind vollumfänglich (auch Kleinstbeträge) über SAP MM zu beschaffen. 

Die Leistungen und Artikel aller übrigen Warengruppen sind ab einem Betrag von CHF 1‘000.– (Immobilien und Cargo: CHF 5'000.-) zwingend über SAP MM oder ein anderes vom Procurement-Board autorisiertes System zu bestellen. 

Die Nutzung der vorhandenen Systeme schafft die Voraussetzung für die Bündelung des Bedarfs und die Lieferantenbeurteilung, ermöglicht die Übersicht über Konditionen und Mengen, sichert effiziente Beschaffungsprozesse und dient der Messung des Leistungs- Nachweises des Einkaufs (4x4 scorecard).

Bei Beschaffungen sind grundsätzlich die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und Vertragsvorlagen der SBB anzuwenden; allfällige Abweichungen von Standardverträgen sind schriftlich zu begründen, vom verantwortlichen Einkaufsleiter zu bestätigen und vom Rechtsdienst freizugeben.

Grundsätzlich kommt schweizerisches Recht zur Anwendung.

Kritische Warenlieferungen und wichtige Termine sind juristisch entsprechend abzusichern (Konventionalstrafen).

Für Güter mit einem hohen Versorgungsrisiko sind alternative Lieferquellen zu erschliessen oder eine entsprechende Lagerhaltung vorzusehen.

Der Einkauf leistet einen wesentlichen Beitrag zum Unternehmensergebnis. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an die Qualität der Einkaufsleistungen.

Der Einkauf definiert die Anforderungen an seine Mitarbeitenden und überprüft diese periodisch. Die Mitarbeitenden werden durch systematische und gezielte Personalentwicklung für ihre Aufgabenerfüllung befähigt. Wenn nötig sind Mitarbeitende mit entsprechender Qualifikation auch extern zu suchen.

Die im Einkauf tätigen Mitarbeitenden sind sich ihrer Bedeutung für das Image der SBB bewusst und genügen mit ihrem Verhalten gegenüber Lieferanten jederzeit höchsten Ansprüchen. 

Der Einkauf orientiert die Konzernleitung sowie die Geschäftsleitungen der Divisionen regelmässig über:

• Besondere Vorkommnisse auf dem Beschaffungsmarkt, Trends, Tendenzen, Roadmaps
• Besondere Vorkommnisse mit Lieferanten,
• Kennzahlen des Einkaufs,
• «Maverick Buying» (Anzahl Geschäftsfälle, welche ausserhalb des Prozesses, ohne Benützung der vorgesehenen Systeme oder ohne bzw. zu spät erfolgten Einbezug des Einkaufs beschafft worden sind).

Das Maverick Buying wird aktiv kontrolliert und auch sanktioniert.

Der Einkauf wird von der Geschäftsleitung der Divisionen periodisch orientiert über Lagebeurteilung, Absichten, Zukunftsentwicklungen und Erwartungen an den Einkauf.

Das Procurement-Board SBB erstellt quartalsweise einen Bericht zuhanden der Konzernleitung SBB. Dieser informiert über den Stand der Einkaufsleistung und den erzielten Wertbeitrag.