Dans le cadre de nos processus internes, le délai de traitement dépend de la qualité et du type de transmission de la facture. 

Veuillez vous conformer au format prescrit par les CFF afin d’optimiser le traitement de votre facture. Nous pourrons ainsi la régler selon les modalités convenues. Nous vous saurions gré de bien vouloir opter pour une solution «sans papier» et de privilégier la voie numérique (fichier PDF).

Veuillez utiliser l’adresse de facturation correspondante pour toutes les transmissions de factures:

Transmission d’une facture sous forme de fichier PDF:

• Merci d’envoyer directement votre facture à l’adresse rechnung@sbb.chOuverture du lien dans une nouvelle fenêtre.. 
• Utilisez une adresse à laquelle vous pouvez recevoir des notifications (générées au cours du processus de traitement) tout en veillant à ce que la boîte de réception ne déclenche pas de réponses automatiques.
  
• Votre e-mail ne doit pas être crypté.
• Ne joignez qu’une seule facture (au format PDF) par e-mail. Vous pouvez ajouter un bulletin de versement séparé au format PDF (sans aucune autre information). 
• Il est impératif de nous transmettre une facture numérique. Veuillez également noter que la reconnaissance du texte risque de ne pas fonctionner correctement si vous convertissez des photos ou des fichiers TIF, JPEG, etc. au format PDF. Le processus de traitement s’en trouvera alors interrompu pour cause d’erreur.
• Les commentaires insérés dans votre courriel ne font pas partie intégrante de la facture et ne seront donc pas pris en compte.
• Le nom de votre fichier PDF ne contient aucun caractère spécial (|“<>?*/ :\).
• Votre facture répond aux critères de contenu des CFF en la matière (voir le point «Contenu requis»).
  

Transmission d’une facture par courrier postal:

• N’utilisez pas de trombones, d’agrafes, etc.
  
• Ne joignez aucune autre fiche d’information, brochure ou publicité à la facture.
• Toute information écrite complémentaire ou liste supplémentaire d’opérations en attente ne sera pas traitée.

Veuillez vous conformer aux exigences énoncées ci-après afin que le processus de traitement puisse se dérouler convenablement. Si nous constatons qu’elles ne sont pas strictement respectées, nous nous réservons le droit de refuser/retourner la facture.

Les informations suivantes doivent obligatoirement figurer en première page:

• nom et adresse complète du destinataire de la facture.
• nom et adresse complète du fournisseur (y c. adresse électronique).
• Numéro de commande CFF (référence à dix chiffres), si la facture se rapporte à une commande. En l’absence de commande, veuillez indiquer les coordonnées du commanditaire/mandant (adresse électronique CFF).
• lieu et date d’émission de la facture.
  
• numéro de facture unique permettant une affectation correcte du paiement à venir.
• désignation exacte de la livraison et/ou du service.
• date de la livraison et/ou du service.
• montant de la facture et devise.
• délai de paiement (selon CO, 30 jours nets).
• coordonnées de paiement (IBAN) incluant le nom du titulaire du compte.
• montant de la TVA (y c. numéro de TVA et taux appliqué).
• autres informations nécessaires à l’imputation éventuellement indiquées par le mandant.

La facture doit également satisfaire aux exigences suivantes:

• Si la facture se rapporte à une commande, le fournisseur doit être identique au destinataire de cette dernière. Toute facture émise par un autre fournisseur/créancier ne sera pas traitée. 
• Veuillez éviter les couleurs/logos en arrière-plan, les filigranes, etc.
• Les informations obligatoires doivent être clairement identifiables. Évitez également les polices cursives, les impressions en couleur, les fonds colorés (p. ex. surlignage) et les annotations manuscrites.
• Les données fiscales requises, en vertu de la dernière version de la loi sur la TVA (LTVA), doivent être indiquées sur la facture.
• Mentionnez également si possible le numéro de bon de livraison et le lieu de livraison ou de fourniture de la prestation. 
• Une facture ne peut concerner qu’une seule commande (pas de factures regroupant plusieurs commandes).

Différentes raisons peuvent expliquer un retard de paiement.

Avant de nous contacter à ce sujet par écrit, vous pouvez consulter l’état d’avancement du traitement de la facture sur sbb.ch/statut_facture. Dans la plupart des cas, il n’est alors plus nécessaire de nous contacter.  Veuillez également vérifier si le délai de paiement selon le contrat est déjà dû. La date de réception de la facture est déterminante pour le calcul du délai de paiement.

Les relances/rappels de paiement font l’objet d’un traitement automatique visant à déterminer le statut de la facture concernée et à prendre les mesures qui s’imposent. Nous vous informerons directement par courriel si nous constatons que la facture n’est pas disponible ou que le cycle de paiement y afférent a déjà débuté.

Afin que nous puissions optimiser le processus de traitement et engager les mesures nécessaires, nous vous prions de respecter diverses exigences relatives au format des relances. Si nous constatons que les exigences ne sont pas strictement respectées, nous nous réservons le droit de refuser/retourner la relance. Veuillez opter pour une solution «sans papier» et privilégier la voie numérique (fichier PDF).

• Avant d’établir le courrier de relance, assurez-vous que nous avons déjà reçu la facture (ICI).
• Envoyez directement votre relance à l’adresse mahnung@sbb.chOuverture du lien dans une nouvelle fenêtre..
• Si l’adresse susmentionnée est indiquée dans le champ «cc» ou «bcc», votre relance ne sera pas traitée.
• Utilisez une adresse à laquelle vous pouvez recevoir des notifications (générées au cours du processus de traitement) tout en veillant à ce que la boîte de réception ne déclenche pas de réponses automatiques.
• Votre e-mail ne doit pas être crypté.
• Ne joignez qu’une seule relance (au format PDF) par e-mail.
• Toute information (écrite) complémentaire relative à la relance ne sera pas traitée.
• Votre relance répond aux critères de contenu des CFF en la matière (voir le point «Contenu requis»).
• Le document de relance doit avoir été créé par voie numérique. Veuillez également noter que la reconnaissance du texte risque de ne pas fonctionner correctement si vous convertissez des photos ou des fichiers TIF, JPEG, etc. au format PDF. Le processus de traitement s’en trouvera alors interrompu pour cause d’erreur.
  
• Les commentaires insérés dans votre courriel ne font pas partie intégrante de la relance et ne seront donc pas pris en compte.
• Vous pouvez joindre une copie de la facture (au format PDF) à la relance.
• Le nom de votre fichier PDF ne contient aucun caractère spécial (|“<>?*/ :\).
  

Veuillez vous conformer aux exigences énoncées ci-après afin que le processus de traitement puisse se dérouler convenablement. 

• N’utilisez pas de trombones, d’agrafes, etc.
• Ne joignez aucune autre fiche d’information, brochure ou publicité à la relance.

Veuillez vous conformer aux exigences énoncées ci-après afin que le processus de traitement puisse se dérouler convenablement. 

Les informations suivantes doivent obligatoirement figurer en première page:

• niveau de relance pour l’ensemble des opérations citées en objet (p. ex. «Première relance»).
• adresse complète du fournisseur.
• coordonnées (adresse électronique) du fournisseur pour toute question concernant la relance.

La relance doit également satisfaire aux exigences suivantes:

• Indiquez le numéro de chaque facture impayée (identique à celui de la facture concernée).
• Précisez le montant de chaque facture à régler (identique à celui de la facture concernée).
• Veuillez éviter les couleurs/logos en arrière-plan, les filigranes, etc.
• Les informations obligatoires doivent être clairement identifiables. Évitez également les polices cursives, les impressions en couleur, les fonds colorés (p. ex. surlignage) et les annotations manuscrites.