Afin de garantir un traitement correct des factures et le respect des délais de paiement convenus, les exigences spécifiées en matière de forme et de contenu des factures et des rappels doivent être strictement respectées.
Les factures et rappels non conformes sont renvoyés à l'adresse e-mail de l'expéditeur pour correction avec une justification, ce qui entraîne un report du délai de paiement. Le délai de paiement est calculé à partir de la date de réception de la facture. Toutes les exigences suivantes en matière de format et de contenu sont indiquées visuellement sur la facture type et le rappel type.
Afin de garantir un traitement efficace, il est recommandé d'envoyer les factures et les rappels sous forme numérique, au format PDF. L'envoi de factures et de rappels en papier est à proscrire.
L'absence de réception du paiement à la date prévue peut avoir différentes causes. Il est recommandé de consulter le statut du traitement actuel de la facture avant d'envoyer une notification écrite sur un éventuel retard de paiement.
La consultation concernant le statut d’une facture peut, dans la plupart des cas, éviter une correspondance supplémentaire concernant le paiement. Il convient en outre de vérifier si le délai de paiement prévu par le contrat a déjà été atteint. La date de réception de la facture est déterminante pour le calcul du délai de paiement. Les rappels reçus avant l'échéance de la facture ne sont pas traités.
Les rappels sont traités de manière automatisée. Si aucune facture n'est disponible, si elle se trouve dans le cycle de paiement ou si elle a été supprimée, un message est envoyé à l'adresse e-mail de l'expéditeur.
L'adresse e-mail de l'expéditeur utilisée doit pouvoir recevoir des réponses du processus de traitement (l'envoi d'adresses e-mail telles que « noreply » n'est pas autorisé) et ne doit pas envoyer de réponses automatiques à la réception des messages.
L'e-mail ainsi que la facture PDF jointe ne doivent pas être cryptés ou signés.
Une facture doit être jointe par e-mail au format PDF, sans caractères spéciaux dans le nom du fichier (|"<>?*/ :\). Les annexes de la factures doivent se trouver dans le même document PDF que la facture.
La facture jointe doit avoir été créée numériquement. Les photos, TIF, JPEG, etc. converties en PDF seront refusés pour correction.
Les textes supplémentaires dans l'e-mail ne sont pas traités et ne font pas partie de la facture.
Le nom, l'adresse complète et l'adresse e-mail du fournisseur de prestations tel qu'il se présente dans les relations commerciales.
Numéro de facture unique comme élément d'attribution pour la réception du paiement.
Lieu et date d'émission de la facture.
Numéro de commande CFF (10 chiffres) – comme indiqué sur la commande, si la facture se rapporte à une commande. S'il n'y a pas de commande, veuillez indiquer l'adresse e-mail CFF de l'auteur de la commande/du mandant.
Nature, objet et étendue de la prestation et/ou de la livraison. La facture contient, le cas échéant, le numéro du bon de livraison ainsi que le lieu de livraison ou le lieu de la prestation.
Date ou période de la prestation et/ou de la livraison.
Montant de la facture et devise.
Montant, numéro et taux de TVA. Les informations fiscales nécessaires, conformément à la loi sur la TVA (LTVA) dans sa version actuelle, doivent être présentes sur la facture.
Conditions de paiement.
Coordonnées de paiement avec indication du titulaire du compte (bulletin de versement QR ou autres coordonnées de paiement).
Pas de caractères spéciaux ni d'espaces dans les indications relatives à la facture, comme le numéro de commande ou l'adresse e-mail.
Taille minimale des caractères 9.
Informations d'imputation supplémentaires si elles ont été transmises par le donneur d'ordre.
Pour les factures faisant référence à une commande, le fournisseur de prestations doit impérativement correspondre au destinataire de la commande. La facture d'un fournisseur de prestations ou d'un créancier tiers ne sera pas traitée.
Renoncer à une couleur de fond, aux logos de fond, aux filigranes, etc.
Les informations obligatoires doivent être clairement identifiables. Il convient de renoncer aux inscriptions décoratives, à l'impression en couleur, aux fonds colorés (p. ex. surligneurs) et aux ajouts manuscrits.
Une facture ne se rapporte qu'à une seule commande (pas de factures groupées pour plusieurs commandes).
Les éventuelles annexes doivent être jointes après la facture et le bulletin de versement QR.
L'adresse e-mail de l'expéditeur utilisée doit pouvoir recevoir des réponses du processus de traitement (l'envoi d'adresses e-mail telles que « noreply » n'est pas autorisé) et ne doit pas envoyer de réponses automatiques à la réception des messages.
L’e-mail ainsi que la facture PDF jointe ne doivent pas être cryptés ou signés.
Un rappel par e-mail doit être joint au format PDF, sans caractères spéciaux dans le nom du fichier (|"<>?*/ :\). Une copie de la facture doit être jointe après le rappel dans le même PDF.
La lettre de rappel jointe doit avoir été créée numériquement. Les photos, TIF, JPEG, etc. converties en PDF seront refusés pour correction.
Les textes supplémentaires dans l’e-mail ne sont pas traités et ne font pas partie des rappels.
Les rappels répondent aux exigences des CFF en matière du contenu des factures (voir la section «Exigences en matière du contenu»). Sur les exigences de contenu des rappels
Transmission des rappels par lettre:
Ne pas utiliser de trombones, d'agrafes ou d'autres moyens de fixation similaires.
Ne pas joindre des annexes telles que fiches d'information, brochure ou matériel publicitaire.
Les informations écrites complémentaires au rappel ne sont pas traitées.
La première page du rappel doit contenir au moins les informations suivantes:
Nom et adresse complète du destinataire de la facture tels qu’ils apparaissent dans les relations commerciales, identiques à la facture originale. Sur les adresses de facturation des CFF
Nom, adresse complète et adresse e-mail du fournisseur de prestations tel qu’il se présente dans les relations commerciales.
Le lieu et la date d'émission du rappel.
Niveau de rappel pour tous les postes (par ex. 1er rappel).
Numéro de facture unique, identique à la facture originale.
Date d'émission du rappel.
Numéro de commande CFF (10 chiffres) - comme indiqué sur la commande, si la facture se rapporte à une commande. S’il n’y a pas de commande, veuillez indiquer l’adresse e-mail CFF de la personne qui passe la commande/du donneur d’ordre.
Montant de la facture en cours et devise par facture, identiques à la facture originale.
Une copie de la facture doit être jointe au rappel.
Pas de caractères spéciaux ni d’espaces pour les indications relatives à la facture, comme par exemple le numéro de commande ou l’adresse e-mail.
Taille minimale des caractères 9.
Renoncer à la couleur de fond, aux logos de fond, aux filigranes, etc.
Les informations obligatoires doivent être clairement visibles. Il convient de renoncer aux textes décoratifs, à l’impression en couleur, aux fonds colorés (p. ex. surligneurs) et aux ajouts manuscrits.
Les éventuelles annexes doivent être jointes après le rappel ainsi que la copie de la facture.
