1. Champ d’application.

La présente déclaration de protection des données s’applique au traitement des données de CFF SA, Hilfikerstrasse 1, 3000 Berne 65, Suisse, dans le cadre de l’utilisation de la plate-forme SuccessFactors. CFF SA répond de la collecte, du traitement et de l’utilisation de vos données personnelles, et s’assure que le traitement de ces données est conforme au droit suisse.

Les informations suivantes s’appliquent au traitement des données de tous les utilisateurs de la plate-forme. Elles sont donc valables pour le personnel de CFF SA et les utilisateurs de la plate-forme travaillant pour des tiers (y c. sociétés du groupe et filiales). Les collaborateurs des CFF soumis à une CCT trouveront dans la Convention sur la protection des données (K 122.1) des informations générales supplémentaires sur le traitement des données dans le domaine du personnel.

2. Bases légales.

Bien entendu, nous respectons tout particulièrement les dispositions des réglementations suivantes:

• Loi fédérale sur la protection des données (LPD)
• Ordonnance relative à la loi fédérale sur la protection des données (OLPD)
• Loi sur les télécommunications (LTC)
• Loi sur le personnel de la Confédération (LPers, notamment art. 27 et suivants)
• Code des obligations (CO, notamment art. 328b)
• Conventions collectives de travail des CFF et de CFF Cargo
• Convention interne sur la protection des données K 122.1

3. Profil personnel.

Un profil personnel est attribué à tous les utilisateurs de la plate-forme SuccessFactors. Les informations de base suivantes y sont consignées (certaines d’entre elles s’affichent dans la rubrique consacrée aux informations personnelles du profil du collaborateur):

• Nom d’utilisateur (numéro U, UE ou E)
• Prénom et nom
• Sexe
• Adresse électronique
• Nationalité
• Fonction
• Date de naissance
• Échelon de conduite
• Supérieur
• Division/unité centrale
• Unité organisationnelle
• Langue de communication
• Taux d’occupation
• Date d’entrée
• Adresse, NPA, localité, pays

Ces informations sont reprises du dossier personnel électronique des collaborateurs internes; pour le personnel externe, elles sont soit reprises des renseignements fournis aux CFF par les personnes concernées, soit saisies manuellement. Vous avez la possibilité de compléter votre profil et de le personnaliser avec une photo personnelle. L’enregistrement de ces données permet de relier l’utilisation de la plate-forme à une personne en particulier. Les utilisateurs et les personnes autorisées peuvent en outre gérer ces données de manière centralisée et efficace sur la plate-forme avec les données complémentaires résultant de l’utilisation (voir notamment ch. 4 et 5). La création de profils permet par ailleurs aux personnes autorisées de gérer et de contrôler l’accès aux données.

L’accès à ces informations par des personnes autres que les utilisateurs n’est possible que si les tâches qui incombent à leur fonction le requièrent. Par défaut, seuls le prénom, le nom, la fonction ainsi que la division/l’unité centrale et l’unité organisationnelle sont visibles des autres utilisateurs. Ainsi, les techniciens informatiques, les administrateurs de même que les conseillers HR et les supérieurs de l’utilisateur disposent d’un accès étendu dans la mesure où les tâches qui incombent à leur fonction le requièrent.

4. Profil du collaborateur (MAP).

Les informations susmentionnées constituent la base du profil du collaborateur (MAP) pour le personnel des CFF.

Les collaborateurs peuvent compléter leur profil en enregistrant les données suivantes:

• Données personnelles
  • Mobilité
• Parcours professionnel
  • Expérience professionnelle
  • Formation et perfectionnement
  • Compétences linguistiques et niveau
• Développement
  • Ambition en matière de développement
• Autres informations
  • Curriculum vitae
  • Profil LinkedIn
  • Intérêt pour la codirection
• Activités extraprofessionnelles
  • Activités, mandats, loisirs

Les supérieurs des collaborateurs complètent le profil du collaborateur avec les indications suivantes:

• Potential Pools (uniquement pour les talents)
• Points forts/points critiques

Les personnes chargées du recrutement peuvent modifier les points suivants dans le profil du collaborateur:

• Potential Pools
• Placement des talents

Les conseillers HR, Business Partners y compris, et l’unité spécialisée HR peuvent modifier les points suivants dans le profil du collaborateur:

• Données personnelles
  • Mobilité
• Parcours professionnel
  • Expérience professionnelle
  • Formation et perfectionnement
  • Compétences linguistiques et niveau
• Développement
  • Potential Pools
  • Points forts/points critiques
• Autres informations
  • Intérêt pour la codirection
• Activités extraprofessionnelles
  • Activités, mandats, loisirs

Le profil du collaborateur constitue la carte de visite (interne) de ce dernier et sert de base à la planification du développement, à l’évaluation du personnel et à la gestion de la relève. Les informations mentionnées au présent chiffre sont en premier lieu visibles pour les collaborateurs concernés. Elles peuvent aussi être consultées par les supérieurs et les conseillers HR et, le cas échéant, être visualisées dans le cadre des conférences MD (MDK). Les techniciens informatiques et les administrateurs de système y ont également accès dans la mesure où les tâches qui incombent à leur fonction le requièrent. De plus amples informations sur la protection des données pour le personnel interne sont disponibles dans l’intranet (ouverture du lien dans une nouvelle fenêtre).

5. Learning Management System (LMS).

Les profils personnels permettent d’accéder au Learning Management System (LMS), la plate-forme uniformisée à l’échelle du groupe pour la gestion et la réalisation des activités et contenus d’apprentissage de l’ensemble des CFF. Dans le cadre de l’utilisation du LMS, les données suivantes sont saisies, en fonction de l’activité d’apprentissage, dans le profil d’utilisateur ou le profil du collaborateur:

• Nom de l’activité d’apprentissage assignée ou réalisée
• Organisateur ou responsable de cours
• Période de réalisation de l’activité (y c. jours en présentiel)
• Statut de clôture ou résultat et évaluation de l’activité («suivi»/«pas suivi»; «terminé»/«pas terminé»; «rempli»/«pas rempli»; réponses fournies; nombre ou pourcentage de réponses correctes; nombre de tentatives; durée)

L’enregistrement de ces données sert au contrôle et à la justification des activités d’apprentissage. Ces données peuvent être consultées par le supérieur de l’utilisateur, les responsables de cours, les conseillers HR responsables, les techniciens informatiques et les administrateurs de système dans la mesure où les tâches qui incombent à leur fonction le requièrent. De plus amples informations sur le LMS sont disponibles dans l’intranet (ouverture du lien dans une nouvelle fenêtre).

6. Consignation des accès au système.

Pour prévenir les abus et garantir l’exactitude des données, les accès au système dans le cadre desquels des données personnelles sont modifiées sont consignés dans un procès-verbal. Sont alors inscrits la date, l’heure, l’identité de l’utilisateur, les modifications apportées et le terminal utilisé. Le système est configuré de manière à permettre des analyses ultérieures.

7. Suppression des données.

Les données sont supprimées conformément aux prescriptions légales.

8. Droit d’accès.

Les utilisateurs peuvent demander à tout moment l’accès aux données personnelles que nous enregistrons à leur sujet ainsi que la correction de données erronées. Les collaborateurs des CFF peuvent adresser leur demande au HR Shared Service Center (hr.ssc@sbb.ch [le lien s’ouvre dans une nouvelle fenêtre]) via leur adresse électronique professionnelle. Les collaborateurs des partenaires commerciaux des CFF peuvent adresser leur demande par le biais du formulaire ad hoc (formulaire Droit des personnes concernées).