1. Geltungsbereich.

Die vorliegende Datenschutzerklärung gilt für die Datenbearbeitungen der SBB AG, Hilfikerstr. 1, 3000 Bern 65, Schweiz, im Zusammenhang mit der Plattform «SuccessFactors». Die SBB AG ist verantwortlich für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer persönlichen Daten und die Vereinbarkeit der Datenbearbeitung mit schweizerischem Recht.

Die nachfolgenden Informationen gelten, für die Bearbeitung von Daten sämtlicher Plattform-Nutzer/innen. Sie gelten sowohl für Mitarbeitende der SBB AG als auch für Nutzer:innen, die bei Dritten (inkl. Konzern- und Tochtergesellschaften) angestellt sind. Mitarbeitende der SBB, die einem GAV unterliegen, finden zusätzliche, allgemeine Informationen zu Datenbearbeitungen im Personalbereich in der Vereinbarung zum Datenschutz (K 122.1))

2. Rechtliche Grundlagen.

Selbstverständlich beachten wir insbesondere die Bestimmungen der nachfolgenden Erlasse:

• Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG)
• Verordnung zum Bundesgesetz über den Datenschutz (VDSG),
• Fernmeldegesetz (FMG),
• Bundespersonalgesetz (BPG, insb. Art. 27 ff.),
• Obligationenrecht (OR, insb. Art. 328b),
• Gesamtarbeitsverträge SBB und SBB Cargo,
• Interne Vereinbarung zum Datenschutz K 122.1.

3. Persönliches Profil.

Jede:r Nutzer:in erhält auf der Plattform «SuccessFactors» ein persönliches Profil. Darin werden die folgenden Basisangaben hinterlegt (diese werden zum Teil im Mitarbeitendenprofil unter der Rubrik persönliche Informationen angezeigt):

• Benutzername (U-, UE- oder E-Nummer)
• Vorname und Nachname
• Geschlecht
• E-Mail
• Nationalität
• Funktion
• Geburtsdatum
• Kaderstufe
• Vorgesetzter
• Division / Konzernbereiche
• Organisationseinheit
• Kommunikationssprache
• Beschäftigungsgrad
• Einstellungsdatum
• Adresse, PLZ, Ort, Land

Diese Informationen werden bei internen Mitarbeitenden aus dem elektronischen Personaldossier und bei Externen aus den von Ihnen gegenüber der SBB gemachten Angaben übernommen oder manuell eingegeben. Sie haben ferner die Möglichkeit, Ihr Profil durch ein persönliches Bild zu vervollständigen und zu personalisieren. Die Hinterlegung dieser Angaben ermöglicht es, die Nutzung der Plattform eindeutig einer Person zuzuordnen. Darüber hinaus können diese Daten zusammen mit den weiteren bei der Nutzung anfallenden Daten (siehe insb. unten Ziff. 4 und 5) durch die Nutzer/innen und die jeweils Berechtigten zentral und effizient auf der Plattform verwaltet werden. Zudem erlaubt die Bildung von Profilen die Steuerung und Kontrolle der Zugriffe auf die Daten durch die jeweils berechtigten Personen.

Ein Zugriff auf diese Informationen ist für andere Personen als den/die Nutzer:in nur möglich, sofern dies für die Ausübung ihrer beruflichen Aufgaben erforderlich ist. Standardmässig sind für andere Nutzer/innen nur der Vor- und Nachname, die Funktion sowie Division/Konzernbereich und die Organisationseinheit ersichtlich. Weitergehenden Zugriff haben nur die IT-Supporter, Administratoren sowie die jeweiligen HR-Beratenden und Vorgesetzten des/der Nutzer:in, sofern dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist.

4. Mitarbeitendenprofil (MAP).

Bei den Mitarbeitenden der SBB bilden die vorgenannten Informationen die Basis für das Mitarbeitendenprofil (MAP).

Die Mitarbeitenden können ihr Profil durch die Hinterlegung der nachfolgenden Informationen ergänzen:

• Angaben zur Person
  • Mobilität
• Karriere
  • Berufserfahrung
  • Aus- und Weiterbildung
  • Sprachkenntnisse und Niveau
• Entwicklung
  • Entwicklungsambition
• Sonstige Informationen
  • Lebenslauf
  • LinkedIn Profil
  • Interesse an Co-Leitung
• Ausserberufliche Aktivitäten
  • Aktivitäten, Mandate, Hobbies

Die Vorgesetzten der Mitarbeitenden fügen dem Mitarbeitendenprofil die folgenden Angaben hinzu:

• Potential Pools (nur für Talente)
• Stärken/kritische Punkte

Die Recruter können folgende Punkte im Mitarbeitendenprofil bearbeiten:

• Potential Pools
• Talent-Platzierung

Die HR-Beratenden inkl. Bussinesspartner und der HR Fachbereich können folgende Punkte im Mitarbeitendenprofil bearbeiten:

• Angaben zur Person
  • Mobilität
• Karriere
  • Berufserfahrung
  • Aus- und Weiterbildung
  • Sprachkenntnisse und Niveau
• Entwicklung
  • Potential Pools
  • Stärken und kritische Punkte
• Sonstige Informationen
  • Interesse an Co-Leitung
• Ausserberufliche Aktivitäten
  • Aktivitäten, Mandate, Hobbies

Das MAP ist die (interne) Visitenkarte der Mitarbeitenden und dient als Grundlage für die Entwicklungsplanung, die Personalbeurteilung sowie das Nachfolgemanagement. Die unter dieser Ziffer aufgeführten Informationen sind primär für die Mitarbeitenden selbst sowie für die Vorgesetzten und HR Beratenden sichtbar und können gegebenenfalls im Rahmen der Management Konferenzen (MD-K) eingesehen werden. Im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung können IT-Supporter sowie Systemadministratoren auf diese Daten zugreifenWeiterführende Informationen zum Datenschutz für interne Mitarbeiter:innen sind im IntranetLink öffnet in neuem Fenster. verfügbar.

5. Learning Management System (LMS).

Die persönlichen Profile dienen als Zugang zum Learning Management System (LMS), der konzernweit einheitlichen Plattform für die Verwaltung und Durchführung von Lernaktivitäten und -inhalten in der gesamten SBB. Im Rahmen des LMS werden je nach Lernaktivität die folgenden Daten im Nutzer- bzw. Mitarbeitendenprofil erfasst:

• Name der zugewiesenen oder durchgeführten Lernaktivität
• Veranstalter bzw. Kursleiter
• Zeitpunkt der Durchführung der Aktivität (inkl. Präsenztage)
• Abschlussstatus bzw. Ergebnis und Bewertung der Aktivität („besucht“/„nicht besucht“; „abgeschlossen“/„nicht abgeschlossen“; „erfüllt“/„nicht erfüllt“; abgegebene Antworten; Anzahl bzw. Prozent richtiger Antworten; Anzahl Versuche; Zeitdauer)

Die Speicherung dieser Angaben dient der Kontrolle und dem Nachweis von Lernaktivitäten. Die Angaben können durch die vorgesetzte Person des/der jeweiligen Nutzers:in, die Kursleitenden die zuständigen HR-Beratenden, die IT-Supporter sowie die Systemadministratoren eingesehen werden, soweit dies zur Erfüllung ihrer beruflichen Aufgaben erforderlich ist. Weiterführende Informationen zum LMS sind im IntranetLink öffnet in neuem Fenster. verfügbar.

6. Protokollierung von Systemzugriffen.

Zur Verhinderung von Missbräuchen und Gewährleistung der Richtigkeit der Daten werden Systemzugriffe, bei denen Personendaten verändert werden, in einem Protokoll festgehalten, in welchem das Datum, die Stunde, die Identität der Benutzenden, die durchgeführten Änderungen sowie das verwendete Terminal aufgeführt sind. Das System ist so konfiguriert, dass Analysen auch nachträglich vorgenommen werden können.

7. Datenlöschung.

Die Daten werden nach den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.

8. Auskunftsrecht.

Die Nutzer:innen können jederzeit Auskunft über ihre von uns gespeicherten persönlichen Daten verlangen und fehlerhafte Daten korrigieren lassen. SBB Mitarbeitende können ihr Gesuch via Geschäfts-Mail an das HR Shared Service Center (hr.ssc@sbb.chLink öffnet in neuem Fenster.) richten. Arbeitnehmende von Geschäftspartnern der SBB können ihr Gesuch per Formular (Formular Betroffenenrechte) einreichen.