1. Campo di applicazione.

La presente dichiarazione di protezione dei dati vale per il trattamento dei dati della FFS SA, Hilfikerstrasse 1, 3000 Berna 65, Svizzera, in relazione alla piattaforma «SuccessFactors». La FFS SA è responsabile del rilevamento, dell’elaborazione e dell’utilizzo dei vostri dati personali e della compatibilità del trattamento dei dati con il diritto svizzero.

Le informazioni seguenti valgono per il trattamento dei dati di tutti gli utenti della piattaforma. Sono valide quindi sia per il personale della FFS SA sia per gli utenti impiegati presso terzi (incl. società del Gruppo e società affiliate). Il personale delle FFS assoggettato a un CCL trova informazioni supplementari generali sul trattamento dei dati del personale nella Convenzione sulla protezione dei dati (K 122.1).

2. Basi giuridiche.

Naturalmente osserviamo in particolar modo le disposizioni dei testi seguenti:

• Legge federale sulla protezione dei dati (LPD),
• Ordinanza relativa alla legge federale sulla protezione dei dati (OLPD),
• Legge sulle telecomunicazioni (LTC),
• Legge sul personale federale (LPers, spec. art. 27 segg.),
• Codice delle obbligazioni (CO, spec. art. 328b),
• Contratti collettivi di lavoro FFS e FFS Cargo,
• Convenzione interna sulla protezione dei dati K 122.1.

3. Profilo personale.

Sulla piattaforma «SuccessFactors» viene assegnato a ciascun utente un profilo personale in cui si registrano le informazioni di base seguenti (queste vengono mostrate in parte sul profilo del collaboratore sotto la rubrica «Informazioni personali»):

• Nome utente (numero U, UE o E)
• Nome e cognome
• Genere
• e-mail
• Nazionalità
• Funzione
• Data di nascita
• Livello di quadro
• Superiore
• Divisione / Settore centrale
• Unità organizzativa
• Lingua di comunicazione
• Grado di occupazione
• Data di assunzione
• Indirizzo, NPA, luogo, Paese

Per il personale interno, queste informazioni vengono rilevate dal dossier personale elettronico e per le collaboratrici e i collaboratori esterni, dalle indicazioni da loro fornite alle FFS; oppure possono essere registrate manualmente. È inoltre possibile completare e personalizzare il profilo con una fotografia personale. Tali indicazioni permettono di attribuire l’utilizzo della piattaforma in maniera univoca a una persona. Gli utenti e le persone autorizzate possono inoltre gestire in maniera centralizzata ed efficiente questi e gli altri dati che derivano dall’utilizzo della piattaforma (vedi specialmente le cifre 4 e 5). La formazione dei profili permette alle persone autorizzate anche di gestire e controllare gli accessi ai dati.

L’accesso a tali informazioni da parte di persone diverse dall’utente è possibile soltanto se ciò è necessario per svolgere i compiti legati alla loro professione. Di default, gli altri utenti possono vedere solo il nome e cognome, la funzione, la Divisione/il Settore centrale e l’unità organizzativa. Un più ampio accesso è consentito eventualmente soltanto ai supporter IT, agli amministratori e ai relativi consulenti HR e ai superiori dell’utente qualora ciò sia necessario per adempiere ai loro compiti.

4. Profilo del collaboratore (MAP).

Per il personale delle FFS le informazioni citate prima costituiscono la base del profilo del collaboratore (MAP).

Le collaboratrici e i collaboratori possono completare il loro profilo registrando le informazioni riportate qui di seguito:

• Dati personali
  • Mobilità
• Carriera
  • Esperienza professionale
  • Formazione di base e continua
  • Competenze linguistiche e livello
• Sviluppo
  • Ambizione di sviluppo
• Altre informazioni
  • Curriculum vitae
  • Profilo LinkedIn
  • Interesse per la co-conduzione
• Attività extra-professionali
  • Attività, mandati, hobby

I superiori delle collaboratrici e dei collaboratori aggiungono le seguenti informazioni nel profilo del collaboratore:

• Pool di potenziali talenti (solo per talenti)
• Punti forti / critici

I recruiter possono elaborare i seguenti punti nel profilo del collaboratore:

• Pool di potenziali talenti
• Collocamento dei talenti

I consulenti incl. i Business Partner e l’ambito specialistico HR possono elaborare i seguenti punti nel profilo del collaboratore:

• Dati personali
  • Mobilità
• Carriera
  • Esperienza professionale
  • Formazione di base e continua
  • Competenze linguistiche e livello
• Sviluppo
  • Pool di potenziali talenti
  • Punti forti / critici
• Altre informazioni
  • Interesse per la co-conduzione
• Attività extra-professionali
  • Attività, mandati, hobby

Il MAP costituisce il biglietto da visita (interno) delle collaboratrici e dei collaboratori e funge da base per la pianificazione dello sviluppo, la valutazione del personale e la gestione delle successioni. Le informazioni riportate sotto questa cifra sono visibili in primo luogo per le collaboratrici e i collaboratori nonché per i superiori e consulenti HR e possono essere eventualmente visualizzate nell’ambito delle conferenze di management (MD-K). Nell’ambito dell’adempimento dei loro compiti, i supporter IT e gli amministratori del sistema possono accedere a tali dati. Ulteriori informazioni sulla protezione dei dati per il personale interno sono disponibili a questo link.

5. Learning Management System (LMS).

Tramite il profilo personale è possibile accedere al Learning Management System (LMS), la piattaforma unificata per tutto il Gruppo per gestire e svolgere le attività e i contenuti didattici all’interno delle FFS. Nel quadro del sistema LMS, a seconda delle attività didattiche, vengono rilevati i dati seguenti nel profilo dell’utente o del collaboratore:

• Titolo dell’attività didattica assegnata o realizzata
• Organizzatore o responsabile del corso
• Periodo dello svolgimento dell’attività (incl. giornate in presenza)
• Stato conclusivo o risultato e valutazione dell’attività («frequentato»/«non frequentato»; «concluso»/«non concluso»; «superato»/«non superato»; risposte date; numero o percentuale di risposte corrette; numero di tentativi; durata)

La registrazione di tali indicazioni serve per il controllo e l’attestazione delle attività didattiche. Le indicazioni possono essere visualizzate dal superiore dell’utente, dai responsabili del corso, dai consulenti HR competenti, dai supporter IT e dagli amministratori del sistema, qualora ciò sia necessario per adempiere ai compiti legati alla loro professione. Ulteriori informazioni sul sistema LMS sono disponibili a questo link.

6. Registrazione degli accessi al Sistema.

Per impedire abusi e garantire la correttezza dei dati, gli accessi al sistema in cui vengono modificati dati personali vengono registrati in un protocollo, in cui sono indicati la data, l’ora, l’identità degli utenti, le modifiche realizzate e il dispositivo utilizzato. Il sistema è configurato in modo tale che le analisi possano essere realizzate anche in un secondo momento.

7. Cancellazione dei dati.

I dati vengono cancellati in conformità alle disposizioni di legge.

8. Diritto di ricevere informazioni.

Gli utenti possono richiedere in qualsiasi momento informazioni relative ai loro dati personali da noi memorizzati e far correggere i dati errati. Il personale FFS può richiedere tali informazioni tramite mail aziendale all’HR Shared Service Center (hr.ssc@sbb.ch). Le collaboratrici e i collaboratori di partner commerciali delle FFS possono presentare la loro richiesta tramite modulo (modulo Diritti degli interessati).