Datenschutzerklärung der SBB AG für die Plattform «SuccessFactors».

Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist der SBB ein wichtiges Anliegen. Damit Sie wissen, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen erheben und für welche Zwecke wir sie verwenden, nehmen Sie bitte die nachstehenden Informationen zur Kenntnis.

1. Geltungsbereich.

Die vorliegende Datenschutzerklärung gilt für die Datenbearbeitungen der SBB AG, Hilfikerstr. 1, 3000 Bern 65, Schweiz, im Zusammenhang mit der Plattform «SuccessFactors». Die SBB AG ist verantwortlich für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer persönlichen Daten und die Vereinbarkeit der Datenbearbeitung mit schweizerischem Recht.

Die nachfolgenden Informationen gelten, ohne gegenteiligen Hinweis, für die Bearbeitung von Daten sämtlicher Plattform-Nutzer/innen. Sie gelten deshalb sowohl für Arbeitnehmende der SBB AG als auch für Nutzer/innen, die bei Dritten (inkl. Konzern- und Tochtergesellschaften) angestellt sind. Arbeitnehmende der SBB, die einem GAV unterliegen, finden zusätzliche, allgemeine Informationen zu Datenbearbeitungen im Personalbereich in der Vereinbarung zum Persönlichkeits- und Datenschutz (K 122.1 und K 122.2).

2. Rechtliche Grundlagen.

Selbstverständlich beachten wir insbesondere die Bestimmungen der nachfolgenden Erlasse:

  • Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG)
  • Verordnung zum Bundesgesetz über den Datenschutz (VDSG),
  • Fernmeldegesetz (FMG),
  • Bundespersonalgesetz (BPG, insb. Art. 27 ff.),
  • Obligationenrecht (OR, insb. Art. 328b),
  • Gesamtarbeitsverträge SBB und SBB Cargo,
  • Vereinbarung K 122.1 (SBB) und K 122.2 (SBB Cargo) zum Persönlichkeits- und Datenschutz.

3. Persönliches Profil.

Jede/r Nutzer/in erhält auf der Plattform «SuccessFactors» ein persönliches Profil. Darin werden die folgenden Basisangaben hinterlegt (diese werden zum Teil im Mitarbeitendenprofil unter der Rubrik persönliche Informationen angezeigt):

  • Benutzername (U-, UE- oder E-Nummer)
  • Vorname und Nachname
  • Geschlecht
  • E-Mail
  • Nationalität
  • Funktion
  • Geburtsdatum
  • Kaderstufe
  • Vorgesetzter
  • Division / Konzernbereiche
  • Organisationseinheit
  • Kommunikationssprache
  • Beschäftigungsgrad
  • Einstellungsdatum
  • Adresse, PLZ, Ort, Land

Diese Informationen werden bei internen Mitarbeitenden aus dem elektronischen Personaldossier und bei Externen aus den von Ihnen gegenüber der SBB gemachten Angaben übernommen oder manuell eingegeben. Sie haben ferner die Möglichkeit, Ihr Profil durch ein persönliches Bild zu vervollständigen und zu personalisieren (im Mitarbeitendenprofil). Die Hinterlegung dieser Angaben ermöglicht es, die Nutzung der Plattform eindeutig einer Person zuzuordnen. Darüber hinaus können diese Daten zusammen mit den weiteren bei der Nutzung anfallenden Daten (siehe insb. unten Ziff. 4 und 5) durch die Nutzer/innen und die jeweils Berechtigten zentral und effizient auf der Plattform verwaltet werden. Zudem erlaubt die Bildung von Profilen die Steuerung und Kontrolle der Zugriffe auf die Daten durch die jeweils berechtigten Personen.

Ein Zugriff auf diese Informationen ist für andere Personen als den/die Nutzer/in nur möglich, sofern dies für die Ausübung ihrer beruflichen Aufgaben erforderlich ist. Standardmässig sind für andere Nutzer/innen nur der Vor- und Nachname, die Funktion sowie Division/Konzernbereich und die Organisationseinheit ersichtlich. Weitergehenden Zugriff haben gegebenenfalls nur die IT-Supporter, Administratoren sowie die jeweiligen HR-Beratenden und Vorgesetzten des/der Nutzers/in, sofern dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist.

4. Mitarbeitendenprofil (MAP).

Bei den Arbeitnehmenden der SBB bilden die vorgenannten Informationen die Basis für das Mitarbeitendenprofil (MAP).
Die Mitarbeitenden können ihr Profil durch die Hinterlegung der nachfolgenden Informationen ergänzen:

  • Datenfreigabe für interne Rekrutierungszwecke
  • Laufbahnziele bis 3 Jahre
  • Aus- und Weiterbildung mit Abschluss
  • Kaderförderprogramme
  • Wichtigste Funktionen, Projekte, Aufgaben bisher
  • Führungserfahrung
  • Sprachen
  • Ausserberufliche Tätigkeiten, Hobbies
  • Mobilität
  • Notizen

Die Vorgesetzten der Mitarbeitenden fügen dem Mitarbeitendenprofil die folgenden Angaben hinzu:

  • Stärken/kritische Punkte
  • Potentialeinschätzung
  • Nachfolgespezifische Informationen

Folgende Daten werden vom Vorgesetzten erfasst und via Schnittstelle aus der Personalbeurteilung, sprich aus dem
Entwicklungsplan, im Mitarbeitendenprofil angezeigt:

  • Personalbeurteilung
  • Entwicklungsmassnahmen aus dem Entwicklungsplan

Das MAP ist die (interne) Visitenkarte der Mitarbeitenden und dient als Grundlage für die Entwicklungsplanung, die Personalbeurteilung sowie das Nachfolgemanagement. Die unter dieser Ziffer aufgeführten Informationen sind primär für den jeweiligen Nutzer ersichtlich. Darüber hinaus sind die Informationen für die jeweiligen Vorgesetzten und HRBeratenden sichtbar und können gegebenenfalls im Rahmen der Management Konferenzen (MD-K) eingesehen werden. Schliesslich können IT-Supporter sowie Systemadministratoren auf diese Daten zugreifen, sofern dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Weiterführende Informationen sind im Intranet verfügbar.

5. Learning Management System (LMS).

Die persönlichen Profile dienen ferner bei sämtlichen Nutzern als Zugang zum Learning Management System (LMS), der konzernweit einheitlichen Plattform für die Verwaltung und Durchführung von Lernaktivitäten und -inhalten in der gesamten SBB. Im Rahmen des LMS werden je nach Lernaktivität gegebenenfalls die folgenden Daten im Nutzer- bzw. Mitarbeitendenprofil erfasst:

  • Name der zugewiesenen oder durchgeführten Lernaktivität
  • Veranstalter bzw. Kursleiter
  • Zeitpunkt der Durchführung der Aktivität (inkl. Präsenztage)
  • Abschlussstatus bzw. Ergebnis und Bewertung der Aktivität („besucht“/„nicht besucht“; „abgeschlossen“/„nicht abgeschlossen“; „erfüllt“/„nicht erfüllt“; abgegebene Antworten; Anzahl bzw. Prozent richtiger Antworten; Anzahl Versuche; Zeitdauer)

Die Speicherung dieser Angaben dient der Kontrolle und dem Nachweis von Lernaktivitäten. Die Angaben können durch den Vorgesetzen des jeweiligen Nutzers, die Kursleitenden die zuständigen HR-Beratenden, die IT-Supporter sowie die Systemadministratoren eingesehen werden, soweit dies zur Erfüllung ihrer beruflichen Aufgaben erforderlich ist. Weiterführende Informationen zum LMS sind im Intranet verfügbar.

6. Protokollierung von Systemzugriffen.

Zur Verhinderung von Missbräuchen und Gewährleistung der Richtigkeit der Daten werden – in Erfüllung der Vorgaben (Ziff. 34) der Vereinbarung zum Persönlichkeits- und Datenschutz (K 122.1 und K 122.2) – Systemzugriffe, bei denen Personendaten verändert werden, in einem Protokoll festgehalten, in welchem das Datum, die Stunde, die Identität der Benutzenden, die durchgeführten Änderungen sowie das verwendete Terminal aufgeführt sind. Das System ist so konfiguriert, dass Analysen auch nachträglich vorgenommen werden können.

7. Auskunftsrecht.

Die Nutzer/innen können jederzeit Auskunft über ihre von uns gespeicherten persönlichen Daten verlangen. SBBMitarbeitende können ihr Gesuch via Geschäfts-Mail an das HR Shared Service Center (hr.ssc@sbb.ch) richten. Arbeitnehmende von Dritt-Unternehmen richten ihr Gesuch an den betrieblichen Datenschutzbeauftragten der SBB (datenschutz@sbb.ch) unter Beilage eines Identitätsnachweises (Kopie eines amtlichen Ausweises).

Stand: August 2017

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