Procure to Pay (P2P): Bestellungen und Rechnungen papierlos bearbeiten.
Ausgangslage.
Das bei der SBB langjährig eingesetzte System zur Bearbeitung der Kreditorenrechnungen war am Ende seines Lebenszyklus angelangt. Anstatt eine rein technische Ablösung für die über zehn verschiedenen Prozesse einzuführen, sollte im Projekt «Procure to Pay (P2P)» eine Lösung entwickelt werden, die den Workflow neu vereinfacht und konzernweit standardisiert.
Lösung.
Im Rahmen von P2P wurde auf Basis von SAP eine Lösung erarbeitet, die Bestellungen und Rechnungen neu automatisch an die zur Freigabe berechtigte Person verschickt. Die mehr als 10 000 Mitarbeitenden, die das System in ihrer täglichen Arbeit nutzen, müssen sich somit keine Gedanken mehr machen, an wen sie die Bestellung bzw. Rechnung weiterleiten müssen. Zudem unterstützt die Lösung sowohl die elektronische Bestellungsabwicklung als auch den elektronischen Rechnungseingang, wodurch der gesamte Prozess papierlos abgewickelt werden kann – ein Dienst an der Umwelt.
Vorgehen.
Das Projekt dauerte 2,5 Jahre und wurde von über 40 SBB Mitarbeitenden bearbeitet und eingeführt. Nebst der Informatik waren die Teilprojekte Schulungen, organisationales Change-Management sowie das gesamte Testing sehr anspruchsvoll.
Highlights.
Besonders lehrreich war das Projekt deshalb, weil zu Beginn mehr als zehn verschiedene Prozesse für die Abwicklung von Bestellungen und Rechnungen vorhanden waren, die es alle zu vereinfachen und standardisieren galt. Eine Herausforderung, die Hand in Hand mit allen Beteiligten angegangen und erfolgreich gemeistert wurde: Seit Februar 2013 ist P2P konzernweit ausgerollt.
