Um die Zahlung gemäss Vereinbarung zeitgerecht durchführen zu können, sind die inhaltlichen und formalen Anforderungen an Rechnungen und Mahnungen zwingend einzuhalten.
Sowohl die Qualität als auch die Art der Übermittlung (Brief vs. PDF) bestimmt die Durchlaufzeit der Rechnung/Mahnung. Bitte übermitteln Sie uns die Rechnung digital als PDF und verzichten Sie auf die Zusendung von Papierrechnungen.
Anforderungen an eine Rechnung.
Sowohl die Qualität als auch die Art der Übermittlung bestimmt die Durchlaufzeit der Rechnung durch unsere internen Verarbeitungsprozesse.
Um diese zu optimieren und eine vereinbarungsgemässe Zahlung des Rechnungsbetrags zu ermöglichen, ist die Einhaltung des SBB Rechnungsformats notwendig. Bitte übermitteln Sie uns die Rechnung digital als PDF und verzichten Sie auf die Zusendung von Papierrechnungen.
Bitte verwenden Sie für sämtliche Übermittlungen von Rechnungen die entsprechende Rechnungsadresse:
Stellen Sie sicher, dass die Absenderadresse Antworten aus unserem Verarbeitungsprozess erhalten kann und keine automatischen Antworten bei Nachrichtenempfang versendet.
Ihre E-Mail darf nicht verschlüsselt sein.
Jeder E-Mail darf nur eine Rechnung im PDF-Format beigefügt werden. Ein separater Einzahlungsschein im PDF-Format (ohne weitere Informationen) kann zusätzlich angehängt werden. Die Rechnungszustellung mittels Download oder Link wird von der SBB nicht akzeptiert.
Die beigefügte Rechnung muss digital erstellt worden sein. Als PDF umgewandelte Fotos, TIFs, JPEGs usw. führen zu fehlerhaften Texterkennungen und können daher im Verarbeitungsprozess als fehlerhaft abgelehnt werden.
Zusätzliche Texte in der E-Mail werden nicht verarbeitet und sind kein Bestandteil der Rechnung.
Der Name Ihrer PDF-Datei enthält keine Sonderzeichen (|“<>?*/ :\).
Die Rechnung erfüllt die inhaltlichen Anforderungen der SBB an eine Rechnung (siehe Abschnitt «Inhaltliche Anforderungen»).
Rechnungsübermittlung per Brief:
Verzichten Sie auf die Verwendung von Büroklammern, Heftklammern usw.
Legen Sie keine weiteren Informationsblätter, Broschüren, Werbung der Rechnung bei.
Zusätzliche schriftliche Informationen zur Rechnung oder die Übermittlung einer zusätzlichen Offenposten-Liste werden nicht verarbeitet.
Die Einhaltung der folgenden Anforderungen sind kritisch für die weitere Verarbeitung in unserem Rechnungsprozess. Bei Abweichungen von den Anforderungen behalten wir uns die Ablehnung / Rücksendung der Rechnung vor.
Der ersten Seite müssen zwingend die folgenden Informationen entnommen werden können:
Name und vollständige Adresse der Rechnungsempfängerin / des Rechnungsempfängers.
Name und vollständige Adresse der Lieferantin / des Lieferanten (inkl. E-Mail).
SBB Bestellnummer (10-stellig) – wie auf der Bestellung angegeben, falls sich die Rechnung auf eine Bestellung bezieht. Wenn keine Bestellung vorhanden ist, geben Sie bitte die SBB E-Mail-Adresse des Bestellenden/Auftraggebenden an.
Ort und Ausstellungsdatum der Rechnung.
Eindeutige Rechnungsnummer als Zuordnungselement des Zahlungseingangs.
Genaue Bezeichnung der Lieferung und/oder Leistung.
Datum der Lieferung und/oder Leistung.
Rechnungsbetrag und Währung.
Zahlungsfrist (gem. OR, 30 Tage netto).
Zahlungsverbindung mit Angabe des Kontoinhabers (IBAN).
Betrag MwSt. inkl. MwSt.-Nummer und MwSt.-Satz.
Zusätzliche Kontierungsinformationen, wenn diese vom Auftraggeber übermittelt wurden.
Folgende Anforderungen muss die Rechnung darüber hinaus erfüllen:
Bei Rechnungen mit einem Bezug auf eine Bestellung muss die Lieferantin / der Lieferant zwingend mit der Empfängerin / dem Empfänger der Bestellung übereinstimmen. Eine Rechnung einer/eines abweichenden Lieferantin/Lieferanten oder Kreditorin/Kreditors wird nicht verarbeitet.
Auf Hintergrundfarbe, Hintergrundlogos, Wasserzeichen usw. ist zu verzichten.
Zwingende Informationen müssen deutlich erkennbar sein. Auf Zierschriften, farbigen Druck, farbige Hinterlegung (z.B. Highlighter) und handschriftliche Ergänzungen ist zu verzichten.
Die erforderlichen steuerlichen Angaben, entsprechend dem Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) in seiner aktuellen Fassung, müssen auf der Rechnung vorhanden sein.
Die Rechnung enthält, falls vorhanden, die Lieferscheinnummer sowie den Lieferort bzw. den Ort der Leistung.
Eine Rechnung bezieht sich nur auf genau eine Bestellung (keine Sammelrechnungen für mehrere Bestellungen).
Sollten zum erwarteten Zeitpunkt kein Zahlungseingang verzeichnet worden sein, kann dies unterschiedliche Gründe haben.
Bevor Sie uns schriftlich über einen Zahlungsverzug in Kenntnis setzen, können Sie den aktuellen Bearbeitungsstatus der Rechnung auf sbb.ch/rechnungsstatus abfragen.
In den meisten Fällen erübrigt sich durch die Abfrage ein weiterer Schriftwechsel hinsichtlich der Zahlung. Bitte überprüfen Sie auch, ob das Zahlungsziel gemäss Vertrag schon fällig ist. Für die Berechnung des Zahlungsziels ist das Rechnungseingangsdatum massgebend. Mahnungen mit nicht fälligen Rechnungen werden nicht bearbeitet.
Mahnungen / Zahlungserinnerung werden automatisch verarbeitet. Hierbei wird der Status der zur Mahnung gehörigen Rechnung ermittelt und entsprechende Massnahmen ergriffen. Liegt keine Rechnung vor, befindet sich diese bereits im Zahllauf oder wurde gelöscht werden Sie direkt per Mail informiert.
Um den Verarbeitungsprozess zu optimieren und entsprechende Massnahmen einleiten zu können, ist die Einhaltung verschiedener Anforderungen an das Mahnungsformat notwendig. Bei Abweichungen von den Anforderungen behalten wir uns die Ablehnung/Rücksendung der Mahnung vor. Bitte übermitteln Sie uns die Mahnung digital als PDF und verzichten auf die Zusendung von Papierrechnungen.
Überprüfen Sie vor Erstellung der Mahnung, ob die Rechnung bereits bei uns angekommen ist: Zur Rechnungsstatusabfrage.
Mahnungen, in denen die o.g. E-Mail-Adresse in «cc» oder «bcc» steht, werden nicht verarbeitet.
Stellen Sie sicher, dass die Absenderadresse Antworten aus unserem Verarbeitungsprozess erhalten kann und keine automatischen Antworten bei Nachrichtenempfang versendet.
Ihre E-Mail darf nicht verschlüsselt sein.
Jeder E-Mail darf nur eine Mahnung in PDF-Format beigefügt werden.
Zusätzliche (schriftliche) Informationen zur Mahnung werden nicht verarbeitet.
Die Mahnung erfüllt die inhaltlichen Anforderungen der SBB an eine Mahnung (siehe Abschnitt «Inhaltliche Anforderungen»).
Die beigefügte Mahnung wurde digital erstellt. Als PDF umgewandelte Fotos, TIFs, JPEGs usw. führen zu fehlerhaften Texterkennungen und können daher im Verarbeitungsprozess als fehlerhaft abgelehnt werden.
Zusätzliche Texte in der E-Mail werden nicht verarbeitet und sind kein Bestandteil der Mahnung.
Eine Rechnungskopie kann der Mahnung in PDF-Format beigefügt werden.
Der Name Ihrer PDF-Datei enthält keine Sonderzeichen (|“<>?*/ :\).
Bitte verwenden Sie für sämtliche Übermittlungen von Rechnungen und Mahnungen die entsprechende Rechnungsadresse:
Verzichten Sie auf die Verwendung von Büroklammern, Heftklammern etc.
Legen Sie keine weiteren Informationsblätter, Broschüren, Werbung der Mahnung bei.
Die Einhaltung der folgenden Anforderungen sind entscheidend für die weitere Verarbeitung in unserem Verarbeitungsprozess.
Der ersten Seite müssen zwingend die folgenden Informationen entnommen werden können:
Mahnungsstufe für alle Positionen im Betreff (z.B. 1. Mahnung).
Vollständige Anschrift des Lieferanten.
Kontaktinformation (E-Mail) des Lieferanten für Rückfragen zur Mahnung.
Folgende Anforderungen muss die Mahnung darüber hinaus erfüllen:
Rechnungsnummer (identisch zur Rechnung) für jede gemahnte Rechnung.
Offener Rechnungsbetrag (identisch zur Rechnung) für jede gemahnte Rechnung.
Auf Hintergrundfarbe, Hintergrund-Logos, Wasserzeichen usw. ist zu verzichten.
Zwingende Informationen müssen deutlich erkennbar sein. Auf Zierschriften, farbigen Druck, farbige Hinterlegung (z.B. Highlighter) und handschriftliche Ergänzungen ist zu verzichten.
