Um eine korrekte Rechnungsverarbeitung und die Einhaltung der vereinbarten Zahlungsziele zu gewährleisten, sind die spezifizierten formalen und inhaltlichen Anforderungen für Rechnungen und Mahnungen strikt einzuhalten.
Nonkonforme Rechnungen und Mahnungen weisen wir zur Korrektur mit einer Begründung an die E-Mail-Adresse der Absenderin / des Absenders zurück, was zu einer Verschiebung der Zahlungsfrist führt. Die Zahlungsfrist wird ab Rechnungseingangsdatum berechnet. Auf der Musterrechnung und Mustermahnung (siehe «SBB Rechnungsadresse und Musterrechnung») sind alle nachfolgenden formatbezogenen und inhaltlichen Anforderungen visuell aufgeführt.
Damit wir eine effiziente Bearbeitung gewährleisten können, wird die Übermittlung von Rechnungen und Mahnungen in digitaler Form als PDF bevorzugt. Bitte sehen Sie von der Zusendung von Rechnungen und Mahnungen in Papierform ab.
Bleibt der Zahlungseingang zum erwarteten Zeitpunkt aus, können verschiedene Ursachen vorliegen. Bevor Sie uns über einen möglichen Zahlungsverzug schriftlich benachrichtigen, empfehlen wir Ihnen, den aktuellen Bearbeitungsstatus der Rechnung unter «Rechnungsstatus» einzusehen.
Die Abfrage des Rechnungsstatus erübrigt in den meisten Fällen weitere Korrespondenz bezüglich der Zahlung. Überprüfen Sie zudem, ob die Zahlungsfrist laut Vertrag bereits erreicht wurde. Das Rechnungseingangsdatum ist für die Berechnung der Zahlungsfrist ausschlaggebend. Mahnungen, die vor Fälligkeit der Rechnung eingehen, werden nicht bearbeitet.
Mahnungen werden automatisiert verarbeitet. Ist keine Rechnung im Zahllauf vorhanden oder wurde die Rechnung gelöscht, erfolgt eine Information an die E-Mail-Adresse der Absenderin / des Absenders.
Die verwendete E-Mail-Adresse der Absenderin / des Absenders muss Antworten aus dem Verarbeitungsprozess empfangen können (der Versand von E-Mail-Adressen wie «noreply» ist nicht zulässig) und soll keine automatischen Antworten bei Nachrichtenempfang versenden.
Die E-Mail sowie die angehängte PDF-Rechnung darf nicht verschlüsselt oder signiert sein.
Pro E-Mail ist eine Rechnung im PDF-Format anzuhängen, ohne Sonderzeichen im Dateinamen (|“<>?*/ :\). Weitere Dokumente sind hinter der Rechnung im gleichen PDF mit zusenden.
Die beigefügte Rechnung muss digital erstellt worden sein. Als PDF umgewandelte Fotos, TIFs, JPEGs usw. werden zwecks Korrektur zurückgewiesen.
Zusätzliche Texte in der E-Mail werden nicht verarbeitet und sind kein Bestandteil der Rechnung.
Verwenden Sie keine Büroklammern, Heftklammern oder ähnlichen Befestigungsmittel.
Verzichten Sie auf weitere Informationsblätter, Broschüren oder Werbematerialien.
Schriftliche Zusatzinformationen zur Rechnung werden nicht verarbeitet.
Die erste Seite der Rechnung muss mindestens die folgenden Angaben enthalten, gestützt auf Artikel 26 des Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG):
Name und vollständige Adresse der Rechnungsempfängerin / des Rechnungsempfängers, wie er oder sie im Geschäftsverkehr auftritt. Zu den SBB Rechnungsadressen
Name, vollständige Adresse und E-Mail-Adresse der/des Leistungserbringenden, wie er oder sie im Geschäftsverkehr auftritt.
Eindeutige Rechnungsnummer als Zuordnungselement des Zahlungseingangs.
Ort und Ausstellungsdatum der Rechnung.
SBB Bestellnummer (10-stellig) – wie auf der Bestellung angegeben, falls sich die Rechnung auf eine Bestellung bezieht. Wenn keine Bestellung vorhanden ist, geben Sie bitte die SBB E-Mail-Adresse der/des Bestellenden/Auftraggebenden an.
Art, Gegenstand und Umfang der Leistung und/oder Lieferung. Die Rechnung enthält, falls vorhanden, die Lieferscheinnummer sowie den Lieferort bzw. den Ort der Leistung.
Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung und/oder der Lieferung.
Rechnungsbetrag und Währung.
Betrag MwSt. inkl. MwSt.-Nummer und MwSt.-Satz. Die erforderlichen steuerlichen Angaben entsprechen dem Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) in seiner aktuellen Fassung und müssen auf der Rechnung vorhanden sein.
Zahlungsbedingungen.
Zahlungsverbindung mit Angabe der Kontoinhaberin / des Kontoinhabers (QR-Einzahlungsschein oder alternative Zahlverbindung).
Keine Sonderzeichen und Leerschläge bei den rechnungsrelevanten Angaben wie z.B. Bestellnummer, E-Mail-Adresse.
Minimum Schriftgrösse 9.
Zusätzliche Kontierungsinformationen, wenn diese von der Auftraggeberin / vom Auftraggeber übermittelt wurden.
Bei Rechnungen mit einem Bezug auf eine Bestellung muss die/der Leistungserbringende zwingend mit der Empfängerin / dem Empfänger der Bestellung übereinstimmen. Die Rechnung einer/eines abweichenden Leistungserbringenden oder Kreditorin/Kreditors wird nicht verarbeitet.
Verzichten Sie auf Hintergrundfarben, Hintergrundlogos, Wasserzeichen usw.
Zwingende Informationen müssen deutlich erkennbar sein. Verzichten Sie auf Zierschriften, farbigen Druck, farbige Hinterlegung (z.B. Highlighter) und handschriftliche Ergänzungen.
Eine Rechnung bezieht sich nur auf genau eine Bestellung (keine Sammelrechnungen für mehrere Bestellungen).
Fügen Sie allfällige Anhänge nach der Rechnung und dem QR-Einzahlungsschein hinzu.
Die verwendete E-Mail-Adresse der Absenderin / des Absenders muss Antworten aus dem Verarbeitungsprozess empfangen können (Versand von E-Mail-Adressen wie «noreply» ist nicht zulässig) und soll keine automatischen Antworten bei Nachrichtenempfang versenden.
Die E-Mail sowie die angehängte PDF-Rechnung darf nicht verschlüsselt oder signiert sein.
Hängen Sie pro E-Mail eine Mahnung im PDF-Format an – ohne Sonderzeichen im Dateinamen (|“<>?*/ :\). Eine Rechnungskopie ist hinter der Mahnung im gleichen PDF mitzusenden.
Die beigefügte Mahnung muss digital erstellt worden sein. Als PDF umgewandelte Fotos, TIFs, JPEGs usw. werden zwecks Korrektur zurückgewiesen.
Zusätzliche Texte in der E-Mail werden nicht verarbeitet und sind kein Bestandteil der Mahnungen.
Verwenden Sie keine Büroklammern, Heftklammern oder ähnlichen Befestigungsmittel.
Verzichten Sie auf weitere Informationsblätter, Broschüren oder Werbematerialien.
Schriftliche Zusatzinformationen zur Mahnung werden nicht verarbeitet.
Die erste Seite der Mahnung muss mindestens die folgenden Angaben enthalten:
Name und vollständige Adresse der Rechnungsempfängerin / des Rechnungsempfängers, wie er oder sie im Geschäftsverkehr auftritt, identisch zur Originalrechnung. Zu den SBB Rechnungsadressen
Name, vollständige Adresse und E-Mail-Adresse der Leistungserbringerin / des Leistungserbringers, wie er oder sie im Geschäftsverkehr auftritt.
Ort und Ausstellungsdatum der Mahnung.
Mahnstufe für alle Positionen (z.B. 1. Mahnung).
Eindeutige Rechnungsnummer, identisch zur Originalrechnung.
Ausstellungsdatum der Rechnung.
SBB Bestellnummer (10-stellig) – wie auf der Bestellung angegeben, falls sich die Rechnung auf eine Bestellung bezieht. Wenn keine Bestellung vorhanden ist, bitte die SBB E-Mail-Adresse der/des Bestellenden/Auftraggebenden angeben.
Offener Rechnungsbetrag und Währung pro Rechnung, identisch zur Originalrechnung.
Eine Rechnungskopie ist der Mahnung mitzusenden.
Keine Sonderzeichen und Leerschläge bei den rechnungsrelevanten Angaben wie z.B. Bestellnummer, E-Mail-Adresse.
Minimum Schriftgrösse 9.
Verzichten Sie auf Hintergrundfarben, Hintergrundlogos, Wasserzeichen usw.
Zwingende Informationen müssen deutlich erkennbar sein. Verzichten Sie auf Zierschriften, farbigen Druck, farbige Hinterlegungen (z.B. Highlighter) und handschriftliche Ergänzungen.
Fügen Sie allfällige Anhänge nach der Mahnung sowie der Rechnungskopie hinzu.
