Sowohl die Qualität wie auch die Art der Übermittlung bestimmt die Durchlaufzeit der Rechnung durch unsere internen Verarbeitungsprozesse. 

Um diese zu optimieren und eine vereinbarungsgemässe Zahlung des Rechnungsbetrags zu ermöglichen, ist die Einhaltung des SBB Rechnungsformats notwendig. Bitte übermitteln Sie uns die Rechnung digital als PDF und verzichten Sie auf die Zusendung von Papierrechnungen.

Rechnungsübermittlung per PDF:

• Übermitteln Sie Ihre Rechnung direkt an: Rechnung@sbb.chLink öffnet in neuem Fenster.
  
• Rechnungen, in denen die o.g. Adresse in «cc» oder «bcc» steht, werden nicht verarbeitet.
• Stellen Sie sicher, dass die Absenderadresse Antworten aus unserem Verarbeitungsprozess erhalten kann und keine automatischen Antworten bei Nachrichtenempfang versendet.
• Ihre Nachricht darf nicht verschlüsselt sein.
• Jeder E-Mail darf nur eine Rechnung beigefügt werden. Ein separater Einzahlungsschein ohne weitere Informationen kann zusätzlich angehängt werden, verzögert jedoch den Verarbeitungsprozess.
• Die beigefügte Rechnung muss digital erstellt worden sein. Als PDF umgewandelte Fotos, TIFs, JPEGs usw. führen zu fehlerhaften Texterkennungen und können daher im Verarbeitungsprozess als fehlerhaft abgelehnt werden.
• Zusätzliche Texte in der E-Mail werden nicht verarbeitet und sind kein Bestandteil der Rechnung.
• Der Name Ihrer PDF-Datei enthält keine Sonderzeichen (|“<>?*/ :\).
• Die Rechnung erfüllt die inhaltlichen Anforderungen der SBB an eine Rechnung.

Rechnungsübermittlung per Brief:

• Nutzen Sie für den Versand der Rechnung die folgenden postalischen Adressen (wie sie auch auf der Bestellung zu finden ist):

• Verzichten Sie auf die Verwendung von Büroklammern, Heftklammern etc.
• Legen Sie keine weiteren Informationsblätter, Broschüren, Werbung der Rechnung bei.
• Zusätzliche schriftliche Informationen zur Rechnung oder die Übermittlung einer zusätzlichen offenen Posten Liste werden nicht verarbeitet.

Die Einhaltung der folgenden Anforderungen sind kritisch für die weitere Verarbeitung in unserem Rechnungsprozess. Bei Abweichungen von den Anforderungen behalten wir uns die Ablehnung / Rücksendung der Rechnung vor.

Der ersten Seite müssen zwingend die folgenden Informationen entnommen werden können:

• Name und vollständige Adresse des Rechnungsempfängers
• Name und vollständige Adresse des Lieferanten (inkl. E-Mail)
• Kontaktinformation des Bestellers / Auftraggebers (inkl. SBB E-Mail Adresse im Format XXX.XXXX@sbb.ch), der Name allein ist nicht ausreichend
• SBB Bestellnummer / Referenz identisch wie auf der Bestellung angegeben, falls sich die Rechnung auf eine Bestellung bezieht.
• Ort und Ausstellungsdatum der Rechnung
• Eindeutige Rechnungsnummer als Zuordnungselement des Zahlungseingangs
• Genaue Bezeichnung der Lieferung und/oder Leistung
• Datum der Lieferung und/oder Leistung
• Rechnungsbetrag und Währung
• Zahlungsfrist (gem. OR, 30 Tage netto)
• Zahlungsverbindung mit Angabe des Kontoinhabers (IBAN)
• Betrag MwSt. inkl. MwSt. Nummer und MwSt. Satz
• Zusätzliche Kontierungsinformationen, wenn diese vom Auftraggeber übermittelt wurden.

Folgende Anforderung muss die Rechnung darüber hinaus erfüllen:

• Bei Rechnungen mit einem Bezug auf eine Bestellung muss der Lieferant zwingend mit dem Empfänger der Bestellung übereinstimmen. Eine Rechnung eines abweichenden Lieferanten / Kreditor wird nicht verarbeitet. 
• Auf Hintergrundfarbe, Hintergrundlogos, Wasserzeichen etc. ist zu verzichten.
• Zwingende Informationen müssen deutlich erkennbar sein. Auf Zierschriften, farbigen Druck, farbige Hinterlegung (z.B. Highlighter) und handschriftliche Ergänzungen ist zu verzichten.
• Die erforderlichen steuerlichen Angaben, entsprechend dem Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) in seiner aktuellsten Fassung, müssen auf der Rechnung vorhanden sein.
• Die Rechnung enthält, falls vorhanden, die Lieferscheinnummer sowie den Lieferort bzw. den Ort der Leistung. 
• Eine Rechnung bezieht sich nur auf genau eine Bestellung (keine Sammelrechnungen für mehrere Bestellungen).

Sollten zum erwarteten Zeitpunkt kein Zahlungseingang verzeichnet worden sein, kann dies unterschiedliche Gründe haben.

Bevor Sie uns schriftlich über einen Zahlungsverzug in Kenntnis setzen, können Sie den aktuellen Bearbeitungsstatus der Rechnung auf sbb.ch/rechnungsstatus abfragen. In den meisten Fällen erübrigt sich durch die Abfrage ein weiterer Schriftwechsel hinsichtlich der Zahlung. Bitte überprüfen Sie auch, ob das Zahlungsziel gemäss Vertrag schon fällig ist. Für die Berechnung des Zahlungsziels ist das Rechnungseingangsdatum massgebend.

Mahnungen / Zahlungserinnerung werden automatisch verarbeitet. Hierbei wird der Status der zur Mahnung gehörigen Rechnung ermittelt und entsprechende Massnahmen ergriffen. Sollte keine Rechnung vorliegen, oder die Rechnung bereits im Zahllauf sein, werden Sie direkt per Mail informiert.

Um den Verarbeitungsprozess zu optimieren und entsprechende Massnahmen einleiten zu können, ist die Einhaltung verschiedener Anforderungen an das Mahnungsformat notwendig. Bitte übermitteln Sie uns die Mahnung digital als PDF und verzichten auf die Zusendung von Papierrechnungen.

• Überprüfen Sie vor Erstellung der Mahnung, ob die Rechnung bereits bei uns angekommen ist: Rechnungsstatusabfrage
• Übermitteln Sie Ihre Mahnung direkt an: Mahnung@sbb.chLink öffnet in neuem Fenster.
• Mahnungen, in denen die o.g. Adresse in «cc» oder «bcc» steht, werden nicht verarbeitet.
• Stellen Sie sicher, dass die Absenderadresse Antworten aus unserem Verarbeitungsprozess erhalten kann und keine automatischen Antworten bei Nachrichtenempfang versendet.
• Die Mail darf nicht verschlüsselt sein.
• Jeder E-Mail darf nur ein Mahnungsdokument beigefügt werden. 
• Die beigefügte Mahnung wurde digital erstellt. Als PDF umgewandelte Fotos, TIFs, JPEGs usw. führen zu fehlerhaften Texterkennungen und können daher im Verarbeitungsprozess als fehlerhaft abgelehnt werden.
• Zusätzliche Texte in der E-Mail werden nicht verarbeitet und sind kein Bestandteil der Mahnung.
• Fügen sie nicht die Rechnung der Mahnung bei, da diese sonst als erneuter Rechnungseingang behandelt wird.
• Der Name Ihrer PDF-Datei enthält keine Sonderzeichen (|“<>?*/ :\).

Nutzen Sie für den Versand der Mahnung die folgende postalische Adresse oder die entsprechende Rechnungsadresse (wie sie auch auf der Bestellung zu finden ist):

• Verzichten Sie auf die Verwendung von Büroklammern, Heftklammern etc.
• Legen Sie keine weiteren Informationsblätter, Broschüren, Werbung der Mahnung bei.

Die Einhaltung der folgenden Anforderungen sind kritisch für die weitere Verarbeitung in unserem Verarbeitungsprozess. 

Der ersten Seite müssen zwingend die folgenden Informationen entnommen werden können:

• Mahnungsstufe für alle Positionen im Betreff (z.B: 1. Mahnung)
• Vollständige Anschrift des Lieferanten
• Kontaktinformation (E-Mail) des Lieferanten für Rückfragen zur Mahnung

Folgende Anforderung muss die Mahnung darüber hinaus erfüllen:

• Rechnungsnummer (identisch zur Rechnung) für jede gemahnte Rechnung
  
• Offener Rechnungsbetrag (identisch zur Rechnung) für jede gemahnte Rechnung
• Auf Hintergrundfarbe, Hintergrundlogos, Wasserzeichen etc. ist zu verzichten.
• Zwingende Informationen müssen deutlich erkennbar sein. Auf Zierschriften, farbigen Druck, farbige Hinterlegung (z.B. Highlighter) und handschriftliche Ergänzungen ist zu verzichten.